Administrative Assistant

Job Information
Author pmnationtalk
Date April 17, 2019
Type Full Time
Company NIB Trust Fund
Location Ottawa,ON
Category Admin / Office
Client NIB Trust Fund
Contact Information
humanresources1@afn.ca

Administrative Assistant

Description:

The NIB Trust Fund’s mission is to preserve and revitalize First Nations language, culture and way of life. The fund provides resourcing to create meaningful opportunities that improve the quality of life for First Nations. Our mission is devoted to creating meaningful opportunities to have a positive impact on the lives of First Nations people.

The Administrative Assistant provides day-to-day administrative support to the team
including:

  • •record and prepare minutes of meetings and maintain action and motion log,
    compile data and information and facilitate information flow;
  • coordinate travel/meetings, itineraries, reservations, and other logistics;
  • open, maintain log and distribute regular and electronic incoming mail and other material and information;
  • • set up and maintain manual and computerized information filing systems;
  • prepare correspondence, expense claims, purchase  orders, credit card
    reconciliation, other forms and documents, and ensure accuracy;
  • •greet visitors and direct them as appropriate;
  • •determine best practices and establish effective office protocols and procedures;
  • •answer telephone calls and distribute messages including electronic enquiries;
  • • order office supplies and maintaining inventory; and
  • •    other duties as assigned.

Who Can Apply: Persons of indigenous ancestry will be given preference.

Candidates should possess a diploma or certificate in administration studies or an

equivalent combination of education and work experience. Strong computer skills

(Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Adobe and effective online search

skills. High levels of professional effectiveness, collaboration, integrity, optimism, and

high energy. Ability to work independently, including working under tight timeframes.

Outstanding organization skills and attention to accuracy. Strong technical writing skills

and oral communication skills. Although not required, the ability to write and speak in any

Indigenous language is considered an asset. French is an asset.

Salary Range: Commensurate with job requirements, experience and education (within limits of the salary grid)

Location: Ottawa, Ontario

Duration: Term, Full-time position

Closing Date: Open until filled

Individuals who feel they are qualified are invited to submit a covering letter clearly demonstrating how they meet the criteria (quoting the above reference number) along with a current resume, and three (3) work related references to:

NIB Trust Fund, 55 Metcalfe Street, Suite 1600
Ottawa, Ontario K1P 6L5
FAX: (613) 241-5808
Email: humanresources1@afn.ca

No applications will be accepted beyond the closing deadline. Interviews will be held in Ottawa. While we appreciate all applications, only those candidates short-listed for an interview will be contacted. NIB Trust may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time. April 15, 2019


Adjoint administratif

Description :

La mission du Fonds en fiducie FIC consiste à préserver et à revitaliser les langues, la
culture et le mode de vie des Premières Nations. Le Fonds fournit des ressources
permettant d’offrir des occasions significatives d’améliorer la qualité de vie des Premières
Nations. Notre mission a pour objectif de créer des occasions d’avoir des répercussions
positives sur la vie des membres des Premières Nations.

L’adjoint administratif apporte un appui administratif quotidien à l’équipe. Il doit
notamment :

  • consigner et préparer les procès-verbaux des réunions et tenir un registre des
    mesures et des mouvements, compiler les données et l’information et faciliter la
    circulation de l’information;
  • coordonner les déplacements/réunions, les itinéraires, les réservations et les autres
    aspects logistiques;
  • ouvrir, tenir à jour et distribuer le courrier régulier et électronique reçu ainsi que
    d’autres documents et renseignements;
  • mettre en place et tenir à jour des systèmes manuels et informatisés de classement
    de l’information;
  • préparer la correspondance, les demandes de remboursement des dépenses, les
    bons de commande, le rapprochement des cartes de crédit, les autres formulaires et
    documents, et s’assurer de leur exactitude;
  • accueillir les visiteurs et les diriger convenablement;
  • déterminer les pratiques exemplaires et établir des protocoles et des procédures de
    bureau efficaces;
  • répondre aux appels téléphoniques et transmettre les messages, y compris les
    demandes de renseignements électroniques;
  • commander les fournitures de bureau et tenir à jour l’inventaire;
  • •réaliser d’autres tâches qui lui sont assignées.

Qui peut postuler : La préférence sera accordée aux personnes de descendance autochtone.

Les candidats doivent être titulaires d’un diplôme ou d’un certificat en administration ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail. Ils doivent posséder de solides compétences en informatique (Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Adobe et de bonnes compétences en recherche en ligne. Les candidats doivent faire preuve de niveaux élevés d’efficacité professionnelle, de collaboration, d’intégrité, d’optimisme et d’énergie. Ils doivent pouvoir travailler de façon autonome, y compris dans des délais serrés. Ils doivent faire preuve d’un excellent sens de l’organisation et d’attention au détail, ainsi que de solides compétences en rédaction technique et en communication orale. Bien que cela ne soit pas obligatoire, la capacité d’écrire et de parler dans n’importe quelle langue autochtone est considérée comme un atout, tout comme la connaissance du français.

Échelle salariale : La rémunération correspond aux exigences du poste, à l’expérience et au niveau d’études (dans les limites de l’échelle salariale).

Endroit : Ottawa (Ontario)

Durée: Poste à plein temps de durée déterminée

Date de clôture : En vigueur jusqu’à ce que le poste soit pourvu

Les personnes qui pensent posséder les compétences nécessaires sont invitées à envoyer une lettre de présentation qui montre clairement comment elles répondent aux critères (en précisant le numéro de concours ci-dessus), un curriculum vitae récent et trois (3) références de travail à l’adresse suivante :

Fonds en fiducie FIC
55, rue Metcalfe, bureau 1600
Ottawa (Ontario) K1P 6L5
TÉLÉCOPIEUR : (613) 241-5808
Courriel : humanresources1@afn.ca

Aucune candidature ne sera acceptée après la date limite. Les entrevues auront lieu à Ottawa. Nous remercions tous les candidats, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue. Le Fonds en fiducie FIC se réserve le droit d’annuler, de reporter ou de réviser à tout moment une offre d’emploi. Le 15 avril 2019

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