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Administrative Assistant

Job Information
Author pmnationtalk
Date May 23, 2019
Type Full Time
Company Mental Health Commission of Canada
Location Ottawa, ON
Category Admin / Office
Client Mental Health Commission of Canada
Contact Information
hr@mentalhealthcommission.ca

Reports To: Director, Public Affairs & Director, Organizational Performance

Status: Permanent, Full-Time

Location: Ottawa, Ontario

Application Deadline: June 6, 2019. Interviews may be held prior to application deadline.

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

The Mental Health Commission of Canada (MHCC) is a non-profit organization created to focus national attention on mental health issues and to work to improve the health and social outcomes of people living with mental illness.

The Commission is seen as a leader nationally and internationally in several areas. Building upon the work done to date, the core mandate, and the unique position of the Commission, and guided by Changing Directions Changing Lives: The Mental Health Strategy for Canada, the Commission will focus in the areas of, substance abuse/misuse, suicide prevention, population-based initiatives, and engagement. This prioritization will enable the Commission to be successful in meeting its mandate, staying focused, and having a measurable impact for those living with mental illness and their families and caregivers.

The Mental Health Commission’s head office is in Ottawa, Ontario.

POSITION OVERVIEW

The Mental Health Commission of Canada is currently seeking a bilingual Administrative Assistant to provide support to the Public Affairs team. Reporting to the Director, Public Affairs and supporting the Director, Organizational Performance, the Administrative Assistant will be responsible for the overall administrative duties that build awareness of the work of the Commission and the MHCC brand, regionally, nationally, and internationally. Working within the Organizational Performance and Public Affairs portfolio, the Administrative Assistant will support and help align activities with the Commission’s areas of focus, including: suicide prevention, mental health and substance use, prevention and promotion, access to quality mental health care and training.

DUTIES & RESPONSIBILITIES

• Organize meetings, coordinate the booking of facilities, equipment and materials, etc.
• Liaise with other administrative assistants and other staff to ensure optimal project coordination
• Coordinate responses to public inquiries
• Assists in proofreading and editing of English and French texts
• Ensure the establishment of efficient and effective office procedures relating to the department
• Conduct data entry and maintenance of various spreadsheets relevant to the operation of the department (e.g. weekly project status report, Workplan, budget coding)
• Input contact information into the contact relationship management system (Salesforce)
• Develop and maintain library of collateral material and filing systems, including electronic and hard copy
• Facilitate the hiring of new staff into the department including setting up interviews, preparing documentation, arranging equipment;
• Act as contact with suppliers to the department
• Coordinate expense reports, assist Directors with the department budget as requested, management of departmental invoices, monthly credit card reconciliations
• Coordinate all travel arrangements including air, rail and hotel bookings for Directors and department staff
• Take minutes at key team meetings and summarize discussion
• Occasionally fill in for the office receptionist
• Occasionally support other Administrative Assistants for vacation leave etc.
• Assist in writing memos, reports, and letters
• Undertake other projects and assignments as required

SKILLS & EXPERIENCE

• Advanced time management, planning and organizational skills;
• Advanced communication skills (English and French), both verbal and written
• Strong interpersonal skills to interact with internal staff and external clients
• Excellent knowledge of office practices, procedures and standards
• Advanced proficiency in MS Word, MS Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, Salesforce, Basecamp and Outlook
• Experience with Salesforce Contact Relationship Management (database) or similar program (intermediate level)
• Proactively determines priorities and organizes work flow
• Flexible to ensure deliverables are met in an environment of changing/conflicting priorities and deadlines
• Ability to multi-task within a fast-paced environment
• Works independently with minimal supervision and within a team
• Adaptable, and has a keen interest in keeping current in field of work
• Creative and solutions-driven

QUALIFICATIONS

• Diploma or certificate in office administration, or equivalent training and experience
• Minimum 3 years of experience in a fast-paced environment
• Experience with Contact Relationship Management software, such as Constant Contacts or Salesforce; Microsoft Project is an asset
• Interest in mental health issues is an asset
• Excellent verbal and written skills in both official languages

COMPETENCIES

Values and Ethics Respectful of Diversity Continuous Learning Results Management Teamwork and Cooperation Oral/Written Communication Health, Safety and Wellness (Physical and Psychological) See Commission Competency Framework – Employee Level, Organizational and Core for details.

PHYSICIAL\COGNITIVE DEMANDS:

• Moderate periods of time spent in meeting type settings
• Extended visual requirements (5 plus hours) due to computer related work
• Extended periods of time spent in sitting position (computer work, meetings etc. 5 plus hours)
• Moderate requirement for multi-tasking and effectively dividing attention to numerous duties and responsibilities
• High degree of concentration required
• Highly attentive to details
• Moderate level exposure to extended travel requirements (up to 10% and greater at times) and extension of work day beyond 7.5 hours
• High analytical and interpretive requirements
• Must be comfortable working in open space environments

PSYCHOLOGICAL DEMANDS:

• Continuously deadline driven requirements
• Moderate level exposure to stress resulting from complex interactions, stakeholder relations, and output requirements.
• Moderate level requirement to maintain concentration for extended periods of time in order to maximize stakeholder engagement, perform situational strategic analysis and interpretation of data and minimize errors.
• Capacity to effectively organize and prioritize own work.
• Moderate to high degree of emotional intelligence required in order to develop and maintain good relationships, communicate clearly, influence and inspire others, work well in a team, and manage conflict.
• Responsive to possible rapid changes in priorities;
• Adaptable to change (organizational and environmental)
• Performance goals and objectives are established yearly and regularly reviewed.

The Mental Health Commission of Canada is committed to diversity in the workplace and workplace well-being. As such, applications from individuals from diverse backgrounds such as: First Nations, Inuit, and Métis, members of a visible minority group and those with lived experience of mental health problems or illnesses are welcomed and encouraged.

The Mental Health Commission of Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

Accessible formats and communication supports for applicants are available upon request by contacting Human Resources at hr@mentalhealthcommission.ca. Please apply for this position on our website at: http://www.mentalhealthcommission.ca/English/about/careers

While we appreciate all applications, only those selected for an interview will be contacted.


Adjointe administrative ou adjoint administratif

Relève de : Directrice, Affaires publiques et directrice, Rendement organisationnel

Statut : Permanent, temps plein

Emplacement : Ottawa (Ontario)

Date limite : 6 juin 2019. Des entrevues pourraient avoir lieu avant la date limite de présentation des candidatures.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

La Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) est une organisation à but non lucratif créée en vue de sensibiliser les Canadiens aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec un problème de santé mentale.

La CSMC est perçue comme un chef de file national et international dans différents domaines. Misant sur le travail accompli à ce jour, son mandat de base et sa position unique, et s’inspirant de Changer les orientations, changer les vies : Stratégie en matière de santé mentale pour le Canada, la CSMC concentrera ses efforts sur l’abus ou le mésusage de substances, la prévention du suicide, les initiatives axées sur les populations et la mobilisation. Ces pôles prioritaires permettront à la CSMC de réaliser son mandat, de garder le cap et d’avoir un impact mesurable pour les personnes aux prises avec la maladie mentale ainsi que leurs familles et leurs fournisseurs de soins.

Le siège social de la CSMC se trouve à Ottawa, en Ontario.

APERÇU DU POSTE

La Commission de la santé mentale du Canada est à la recherche d’un adjoint administratif ou d’une adjointe administrative bilingue pour son équipe des Affaires publiques. Relevant de la directrice, Affaires publiques et soutenant la directrice, Rendement organisationnel, le titulaire devra effectuer des tâches administratives générales contribuant à faire connaître les travaux et la marque de la CSMC à l’échelle régionale, nationale et internationale. La personne retenue travaillera au sein du service de Rendement organisationnel et du service des Affaires publiques, où elle soutiendra les activités et contribuera à aligner celles -ci avec les secteurs d’intervention de la CSMC, notamment la prévention du suicide, la santé mentale et la consommation de substances, la prévention et la promotion, l’accès à des soins de santé mentale de qualité et la formation.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • Organiser les réunions, faire les réservations d’installations, d’équipement et de matériel, etc.;
  • Effectuer la liaison avec les autres adjoints administratifs ou d’autres employés afin d’assurer la coordination optimale des projets;
  • Coordonner les réponses aux demandes publiques;
  • Participer à la correction et à la révision de textes rédigés en français et en anglais;
  • Assurer la mise en place de procédures de bureau efficientes et efficaces à l’échelle du service;
  • Effectuer l’entrée de données et la tenue de diverses feuilles de calcul relatives au fonctionnement du service (p. ex. les rapports d’étape hebdomadaires des projets, les plans de travail, la codification du budget);
  • Saisir des coordonnées dans le système de gestion des contacts (Salesforce);
  • Développer et entretenir les répertoires de documents connexes et les systèmes de classement des documents électroniques et sur papier;
  • Collaborer à l’embauche de nouveaux employés en participant, entre autres, à l’organisation des entrevues, à la préparation des documents et à l’installation de l’équipement nécessaire;
  • Agir à titre de principal intermédiaire auprès des fournisseurs du service;
  • Coordonner les rapports de dépenses, aider les directrices à administrer le budget du service au besoin et effectuer la gestion de la facturation interne et les rapprochements bancaires mensuels;
  • Organiser tous les déplacements des directrices et des membres de l’équipe, réserver les vols, les déplacements en train et les hôtels;
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions importantes et résumer les discussions;
  • Assurer le service de réception, à l’occasion;
  • Remplacer d’autres adjoints administratifs lors de vacances, à l’occasion;
  • Aider à la rédaction des notes de service, des rapports et de la correspondance;
  • Effectuer d’autres tâches au besoin.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE

  • Aptitudes exceptionnelles pour la gestion du temps, la planification et l’organisation;
  • Aptitudes exceptionnelles à communiquer, tant verbalement que par écrit, en français et en anglais;
  • Fortes compétences relationnelles afin d’interagir harmonieusement avec les collaborateurs internes et les clients externes;
  • Excellentes connaissances des pratiques, des procédures et des normes de tenue de bureau;
  • Grande maîtrise des logiciels MS Word, MS Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, Salesforce, Basecamp et Outlook;
  • Expérience avec le système de gestion des contacts Salesforce (base de données) ou d’autres programmes similaires (niveau intermédiaire);
  • Déterminer de façon proactive les priorités et organiser le déroulement des tâches en conséquence;
  • Savoir faire preuve de souplesse pour s’assurer que les résultats attendus sont atteints, dans un environnement où les échéances et les priorités sont changeantes et serrées;
  • Grande capacité à travailler en mode multitâche dans un environnement rapide;
  • Capacité de travailler en équipe et de façon autonome, avec une supervision minimale;
  • Adaptabilité et vif intérêt à se tenir à jour dans son domaine de travail;
  • Faire preuve de créativité et d’un esprit tourné vers la recherche de solutions.

QUALIFICATIONS

  • Diplôme ou certificat en administration de bureau, ou expérience et formation équivalentes;
  • Avoir au minimum 3 ans d’expérience dans un environnement rapide;
  • Expérience avec un logiciel de gestion des contacts, comme Constant Contacts ou Salesforce; la connaissance du logiciel Microsoft Project est considérée comme un atout;
  • S’intéresser aux enjeux associés à la santé mentale est considéré comme un atout;
  • Excellentes capacités de communication écrite et orale dans les deux langues officielles.

 

COMPÉTENCES

Valeurs et éthique

Respect de la diversité

Apprentissage continu

Gestion des résultats

Travail d’équipe et coopération

Communication orale et écrite

Santé, sécurité et bien-être (physique et psychologique)

Pour de plus amples renseignements, consulter le cadre de compétences de la CSMC – Niveaux d’emploi, organisationnel et de base.

EXIGENCES PHYSIQUES ET COGNITIVES

  • Temps moyen consacré aux réunions.
  • Exigences visuelles soutenues (5 heures et plus) en raison du travail à l’ordinateur.
  • Périodes prolongées passées en position assise (travail à l’ordinateur, réunions, etc., 5 heures et plus).
  • Exigence moyenne quant à la capacité d’accomplir plusieurs tâches à la fois et de répartir efficacement son attention entre différentes tâches et responsabilités.
  • Niveau élevé de concentration exigé.
  • Très grand souci du détail.
  • Exigences moyennes de déplacement (jusqu’à 10 % du temps, parfois plus) et de prolonger la journée de travail au-delà de 7,5 heures.
  • Exigences élevées en matière d’analyse et d’interprétation.
  • Doit être en mesure de travailler dans un milieu à aires ouvertes.

EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES

  • Exigences continues axées sur les échéances.
  • Niveau modéré d’exposition au stress découlant d’interactions complexes, des relations avec les intervenants et des exigences en matière de rendement.
  • Exigence moyenne de maintien de la concentration pendant des périodes prolongées afin de maximiser la mobilisation des intervenants, d’effectuer une analyse stratégique de la situation, d’interpréter les données et de réduire les erreurs.
  • Capacité d’organiser son travail et d’établir les priorités dans ses tâches.
  • Intelligence émotionnelle de niveau moyen à élevé nécessaire pour créer et maintenir de bonnes relations, communiquer efficacement, influencer et inspirer les autres, bien travailler en équipe et bien gérer les conflits.
  • Capacité d’adaptation aux priorités qui changent rapidement.
  • Capacité d’adaptation au changement (organisationnel et environnemental).
  • Les buts et les objectifs de rendement sont établis une fois l’an et revus régulièrement.

La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de diversité et de bien-être en milieu de travail. Dans cette optique, elle est heureuse d’encourager et de recevoir des candidatures provenant de personnes d’horizons divers, comme les membres des Premières Nations, les Inuits et les Métis, les membres de minorités visibles et les personnes ayant un vécu expérientiel de problèmes de santé mentale ou de maladies mentales.

La Commission de la santé mentale du Canada invite et encourage les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont disponibles à toutes les étapes du processus de sélection pour les candidats qui en font la demande.

Les candidats qui souhaitent obtenir des documents en formats et en supports de communication accessibles peuvent en faire la demande aux Ressources humaines par courriel à : rh@commissionsantementale.ca.

Présentez une demande d’emploi pour ce poste sur notre site Web à l’adresse : http://www.mentalhealthcommission.ca/Francais/la-commission/recrutement

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec celles qui auront été retenues pour une entrevue.

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