Business Development Coordinator, Mental Health First Aid and Opening Minds

Business Development Coordinator, Mental Health First Aid and Opening Minds

Job Information
Author pmnationtalk
Date August 10, 2018
Type Full Time
Company Mental Health Commission of Canada
Location Ottawa, ON
Category Business / Management
Client Mental Health Commission of Canada
Contact Information
hr@mentalhealthcommission.ca

Business Development Coordinator, Mental Health First Aid and Opening Minds

Reports To: Manager, Business Development, MHFA & OM
Status: Full Time, Temporary 12-month contract
Location: Ottawa, Ontario
Application Deadline: August 24, 2018

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

The Mental Health Commission of Canada (MHCC) is a non-profit organization created to focus national attention on mental health issues and to work to improve the health and social outcomes of people living with mental illness.

The Commission is seen as a leader nationally and internationally in several areas. Building upon the work done to date, the core mandate, and the unique position of the Commission, and guided by Changing Directions Changing Lives: The Mental Health Strategy for Canada, the Commission will focus in the areas of, substance abuse/misuse, suicide prevention, population based initiatives, and engagement. This prioritization will enable the Commission to be successful in meeting its mandate, staying focused, and having a measurable impact for those living with mental illness and their families and caregivers.

The Mental Health Commission’s head office is located in Ottawa, Ontario.

Mental Health First Aid, The Working Mind, Road to Mental Readiness and The Inquiring Mind (Opening Minds), all Programs of the Mental Health Commission of Canada, aim to improve mental health literacy, reduce stigma, and provide the skills and knowledge to help people better manage potential or developing mental health problems in themselves, a family member, a friend or a colleague. The vision is to have every Canadian within reach of effective mental health training. For more information about Mental Health First Aid, please visit www.mentalhealthfirstaid.ca. For more information about The Working Mind, visit www.theworkingmind.ca.

POSITION OVERVIEW

The Mental Health First Aid and Opening Minds Business Development team is seeking a highly-motivated team player to join the team in the capacity of Business Development Coordinator to support the team and coordinate activities in the areas of business development, marketing/communications and general administration tasks. You will be a member of a small team that prides itself on providing

high quality service to prospective and existing client organizations and functions in a fast-paced environment aimed at growing awareness and sales for OM and MHFA.

DUTIES & RESPONSIBILITIES

Duties are divided into three core areas:

1)   Business Development:

  • Cultivate new and existing leads in Salesforce, maintain regular contact to move closer to conversion (course booking) and coordinate call with Business Development Officer and potential client at that point
  • Enter orgs/contacts in Salesforce post conference or as required
  • Draft order forms and service agreements as required
  • Expand list of organizations who could recognize MHFA/TWM as continuing professional development

2)   Marketing/Communications:

  • Coordinate mail-outs and track uptake with regular Salesforce reports
  • Coordinate e-mail campaigns using Vertical Response to follow up with existing Salesforce leads
  • Coordinate other promotional e-mail campaigns, as needed, using Vertical Response and existing Salesforce leads
  • Provide assistance in PPT preparation/design
  • Provide assistance in website accuracy (external facing docs)
  • Work with Marketing Specialist to create and post timely blogs to share/promote on MHFA.ca and theworkingmind.ca, and on social media accounts
  • Pull google analytics and share with Marketing Specialist
  • Maintain sufficient inventory of marketing materials and conference swag, place orders for new materials as necessary

3)   Administration:

  • Coordinate meetings and teleconferences as required
  • Maintain conference list spreadsheet and enter events into Salesforce
  • Conference coordination – confirm booth, payment, track shipment deadlines, arrange for shipping and booth furniture, accessories, electrical, send abstracts on behalf of team members
  • Conference prep (make list of materials to be sent, arrange shipping labels, pack box, arrange shipment there and return with Purolator)
  • Provide administrative assistance to manager and team members as required
  • Assist with travel coordination as required
  • Participates in team meetings as required
  • Other duties as required

SKILLS AND EXPERIENCE

  • High degree of confidence interacting with client organizations
  • Ability to work in a high-pressure and fast paced environment
  • Highly motivated and able to work independently
  • Able to handle multiple tasks at once and working with several team members
  • Results driven
  • Attention to detail and strong organizational skills
  • Knowledge of Salesforce an asset
  • Knowledge of Vertical Response an asset
  • Bilingual an asset

QUALIFICATIONS

  • University degree in business, marketing or communications
  • Minimum 1-year experience working in business development, communications or marketing

COMPETENCIES

Values and Ethics
Respectful of Diversity
Continuous Learning
Results Management
Team work and Cooperation
Oral/Written Communication
Health, Safety and Wellness (physical and psychological)

See Commission Competency Framework – Employee Level, Organizational and Core for details.

PHYSICAL\COGNITIVE DEMANDS:

  • Moderate periods of time spent in meeting type settings Extended visual requirements (5 plus hours) due to computer related work
  • Extended periods of time spent in sitting position (computer work, meetings etc. 5 plus hours)
  • Moderate requirement for multi-tasking and effectively dividing attention to numerous duties and responsibilities
  • High degree of concentration required
  • Highly attentive to details
  • Minimal level exposure to extended travel requirements and extension of work day beyond 7.5 hours
  • High analytical and interpretive requirements
  • Must be comfortable working in open space environments

PSYCHOLOGICAL DEMANDS:

  • Continuously deadline driven requirements
  • Moderate level exposure to stress resulting from complex interactions, stakeholder relations, and output requirements.
  • Moderate level requirement to maintain concentration for extended periods of time in order to maximize stakeholder engagement, perform situational strategic analysis and interpretation of data and minimize errors.
  • Capacity to effectively organize and prioritize own work.
  • Moderate to high degree of emotional intelligence required in order to develop and maintain good relationships, communicate clearly, influence and inspire others, work well in a team, and manage conflict.
  • Responsive to possible rapid changes in priorities;
  • Adaptable to change (organizational and environmental)
  • Performance goals and objectives are established yearly and regularly reviewed.

The Mental Health Commission of Canada is committed to diversity in the workplace and workplace well-being. As such, applications from individuals from diverse backgrounds such as; First Nations, Inuit, and Métis, members of a visible minority group and those with lived experience of mental health problems or illnesses are welcomed and encouraged.

The Mental Health Commission of Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

Accessible formats and communication supports for applicants are available upon request by contacting Human Resources at hr@mentalhealthcommission.ca.

Please apply for this position on our website at:
http://www.mentalhealthcommission.ca/English/about/careers
Or
https://www.mentalhealthcommission.ca/Francais/la-commission/recrutement
While we appreciate all applications, only those selected for interviews will be contacted.


Coordonnateur du développement des activités, Premiers soins en santé mentale (PSSM) et Changer les mentalités

Relève de : Gestionnaire, développement des activités, PSSM et Changer les mentalités
Statut : Temps plein, contrat temporaire de 12 mois
Emplacement : Ottawa (Ontario)
Date limite : 24 août 2018

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

La Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) est une organisation à but non lucratif créée en vue de sensibiliser les Canadiens aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec un problème de santé mentale.

La CSMC est perçue comme un chef de file national et international dans différents domaines. Misant sur le travail accompli à ce jour, son mandat de base et sa position unique, et s’inspirant de Changer les orientations, changer les vies : Stratégie en matière de santé mentale pour le Canada, la CSMC concentrera ses efforts sur l’abus ou le mésusage de substances, la prévention du suicide, les initiatives axées sur les populations et la mobilisation. Ces pôles prioritaires permettront à la CSMC de réaliser son mandat, de garder le cap et d’avoir un impact mesurable pour les personnes aux prises avec la maladie mentale ainsi que leurs familles et leurs fournisseurs de soins.

Le siège social de la CSMC se trouve à Ottawa, en Ontario.

Les programmes de la CSMC (Premiers soins en santé mentale [PSSM], L’esprit au travail et L’esprit curieux [Changer les mentalités]) visent à améliorer les connaissances en santé mentale, à réduire la stigmatisation et à donner aux personnes qui suivent cette formation les compétences et les connaissances nécessaires pour mieux gérer des problèmes de santé mentale qui pourraient se présenter ou qui commencent à se manifester chez elles ou chez un membre de leur famille, un ami ou un collègue. La vision de PSSM Canada est que toute la population canadienne ait accès à des formations de Premiers soins en santé mentale efficaces. Pour de plus amples renseignements sur les PSSM, consultez le site premierssoinssantementale.ca Pour de plus amples renseignements au sujet de L’esprit au travail, consultez le site www.espritautravail.ca.

APERÇU DU POSTE

L’équipe de développement des activités de PSSM et de Changer les mentalités est à la recherche d’une personne hautement motivée pour occuper le poste de coordonnateur du développement des activités au sein de son équipe afin de soutenir et de coordonner les tâches de cette dernière en ce qui concerne le développement des activités, le marketing et les communications et d’effectuer des tâches administratives générales. La personne choisie fera partie d’une petite équipe qui se targue d’offrir un service d’excellente qualité à des organisations clientes éventuelles ou existantes et qui vise à accroître la sensibilisation et les ventes de Changer les mentalités et de PSSM à l’intérieur d’un environnement dynamique.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Les tâches appartiennent à trois secteurs principaux :

1)   Développement des activités:

  • Trouver de nouvelles possibilités et poursuivre les pistes existantes dans Salesforce, maintenir un contact régulier avec ces interlocuteurs afin de favoriser la conversion (la réservation de formations) et coordonner les appels entre l’agent de développement des activités et le client potentiel à ce moment.
  • Inscrire les coordonnées des organisations et des personnes-ressources dans Salesforce à la suite des entretiens ou au besoin.
  • Rédiger les formulaires de commande et les ententes de services, au besoin.
  • Élargir la liste des organismes susceptibles de reconnaître les PSSM et L’esprit au travail dans le cadre de leur formation professionnelle continue.

2)   Marketing et communications:

  • Coordonner les envois postaux et rendre compte de l’adhésion au moyen de rapports réguliers dans Salesforce.
  • Coordonner les campagnes de courriels en utilisant Vertical Response pour faire le suivi des possibilités existantes relevées dans Salesforce.
  • Coordonner d’autres campagnes promotionnelles par courriel, au besoin, à partir de Vertical Response et de possibilités existantes ciblées dans Salesforce.
  • Participer à la préparation et à la conception de présentations PPT.
  • Contribuer à assurer l’exactitude des renseignements publiés sur le site Web (documents externes).
  • En collaboration avec le ou la spécialiste en marketing, créer et publier des billets de blogue ponctuels afin de partager et de promouvoir les sites PSSM.ca et www.espritautravail.ca ainsi que les comptes de médias sociaux.
  • Extraire les données de Google Analytics et en informer le ou la spécialiste en marketing.
  • Maintenir un stock suffisant des documents marketing et de matériel requis pour les conférences, et commander du matériel additionnel, au besoin.

3)   Administration:

  • Coordonner les réunions et les téléconférences, au besoin.
  • Alimenter la feuille de calcul contenant la liste des conférences et inscrire les événements dans Salesforce.
  • Coordination des conférences : confirmer les dates d’échéance pour les kiosques, les paiements, les expéditions; prévoir le mobilier, les accessoires et les installations électriques des kiosques et en organiser l’expédition; envoyer des résumés au nom des membres de l’équipe.
  • Organisation des conférences : dresser la liste du matériel à envoyer, préparer les étiquettes d’expédition, remplir les boîtes, organiser les expéditions et les retours par Purolator.
  • Offrir du soutien administratif au gestionnaire et aux membres de l’équipe, au besoin.
  • Participer à la coordination des déplacements, au besoin.
  • Participer aux réunions d’équipe, au besoin.
  • Effectuer les autres tâches demandées.

APTITUDES ET EXPÉRIENCE

  • Faire preuve d’une grande confiance dans les interactions avec les clients et les organisations.
  • Être en mesure de travailler dans un environnement où la pression est élevée et les délais serrés.
  • Faire preuve d’une grande motivation et pouvoir travailler de façon autonome.
  • Être en mesure d’effectuer simultanément plusieurs tâches en collaboration avec plusieurs coéquipiers.
  • Être axé sur les résultats.
  • Faire preuve d’un grand souci du détail et de solides compétences organisationnelles.
  • La connaissance de Salesforce est un atout.
  • La connaissance de Vertical Response est un atout.
  • Le bilinguisme est un atout.

QUALIFICATIONS

  • Diplôme universitaire en affaires, marketing ou communication.
  • Au moins un an d’expérience dans le développement des activités, les communications ou le marketing.

COMPÉTENCES

Valeurs et éthique
Respect de la diversité
Apprentissage continu
Gestion des résultats
Travail d’équipe et collaboration
Communication orale et écrite

Santé, sécurité et bien-être (physiques et psychologiques)

Consulter le cadre des compétences de la Commission – Niveau d’emploi, organisation et compétences de base pour plus de détails.

EXIGENCES PHYSIQUES ET COGNITIVES:

  • Temps moyen consacré aux réunions. Exigences visuelles soutenues (5 heures et plus) en raison du travail à l’ordinateur.
  • Périodes prolongées passées en position assise (travail à l’ordinateur, réunions, etc.), soit 5 heures et plus.
  • Exigence moyenne quant à la capacité de répartir efficacement son attention entre différentes tâches et responsabilités.
  • Niveau élevé de concentration exigé.
  • Très grand souci du détail.
  • Exigences minimales de déplacement et de prolonger la journée de travail au-delà de 7,5 heures.
  • Exigences élevées en matière d’analyse et d’interprétation.
  • Doit être en mesure de travailler dans un milieu à aires ouvertes.

EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES :

  • Exigences continues axées sur les échéances.
  • Niveau modéré d’exposition au stress découlant d’interactions complexes, des relations avec les intervenants et des exigences en matière de rendement.
  • Exigence moyenne de maintien de la concentration pendant des périodes prolongées afin de maximiser la mobilisation des intervenants, d’effectuer une analyse stratégique de la situation, d’interpréter les données et de réduire les erreurs.
  • Capacité d’organiser et de prioriser efficacement son travail.
  • Intelligence émotionnelle de niveau moyen à élevé nécessaire pour développer et maintenir de bonnes relations, communiquer efficacement, influencer et inspirer les autres, bien travailler en équipe, et bien gérer les conflits.
  • Capacité d’adaptation aux priorités qui changent rapidement.
  • Capacité d’adaptation au changement (organisationnel et environnemental).
  • Les buts et les objectifs de rendement sont établis une fois par année et revus régulièrement.

La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de diversité et de bien-être en milieu de travail. Ainsi, elle invite et encourage les gens d’origines diverses comme les membres des Premières Nations, les Inuits et les Métis, les membres des minorités visibles ainsi que les personnes ayant des antécédents de maladies ou de problèmes associés à la santé mentale à présenter leur candidature.

La Commission de la santé mentale du Canada invite et encourage les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont disponibles lors de toutes les étapes du processus de sélection pour les candidats qui en font la demande.

Des formats et des supports de communication accessibles sont offerts aux candidats qui en font la demande par courriel aux ressources humaines à l’adresse rh@commissionsantementale.ca.

Présentez une demande d’emploi pour ce poste sur notre site Web à l’adresse :

http://www.mentalhealthcommission.ca/Francais/la-commission/recrutement

ou

http://www.mentalhealthcommission.ca/English/about/careers

Nous vous remercions de présenter une demande d’emploi, mais ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

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