Executive Assistant

Job Information
Author pmnationtalk
Date February 6, 2018
Type Full Time
Company NIB Trust Fund
Location Ottawa, ON
Category Business / Management
Client NIB Trust Fund
Contact Information
humanresources1@afn.ca

Executive Assistant

Refer to competition number:  NIB-2018-EXEC-ASST
Internal/External Competition

Description:

The NIB Trust Fund’s mission is to preserve and revitalize First Nations language, culture and way of life. The fund provides resourcing to create meaningful opportunities that improve the quality of life for First Nations. Our mission is devoted to creating meaningful opportunities to have a positive impact on the lives of First Nations people.

The NIB Trust is seeking a well-organized, detail oriented Executive Assistant to support the NIB Trust Fund and act as the first point of contact for all communication coming through our office.

The primary purpose of the Executive Assistant is to provide administrative support to the Executive Director, the programs team, and Board of Trustees. The Executive Assistant maintains governance documents, resolutions, historical minutes of meetings, legal documents pertaining to NIB Trust Fund and the orientation binder. You will be responsible for planning meetings, taking minutes, drafting correspondence, coordinating and booking travel as required, mail and all general office duties.

Who Can Apply: Persons of First Nations ancestry only may apply (s. 16(1) CHRA).

  • Minimum of 5 years of experience as an executive assistant supporting a Director or senior management
  • College Diploma with 3 year BA in administration or similar field of study, or a combination or equivalent combination of education and experience
  • Excellent computer skills, including Outlook, Word and Excel
  • Knowledge working with websites and data bases such as WordPress, Fluid Review would be considered an asset
  • Excellent oral and written communication skills
  • Tact and diplomacy in dealing with sensitive and confidential matters
  • Must have strong client relations experience in dealing with stakeholders
  • English is the working language; however the ability to work in both official languages (English/French) is an asset
Salary Range: Commensurate with job requirements, experience and education (within limits of the salary grid)
Location: Ottawa, Ontario
Duration: Term, Full-time position
Closing Date:  

Friday, February 9, 2018 at 5:00 p.m. EST

 

Individuals who feel they are qualified are invited to submit a covering letter clearly demonstrating how they meet the criteria (quoting the above reference number) along with a current resume, and three (3) work related references to:

NIB Trust Fund, 55 Metcalfe Street, Suite 1600
Ottawa, Ontario K1P 6L5
FAX: (613) 686-6757
Email: humanresources1@afn.ca

No applications will be accepted beyond the closing deadline. Interviews will be held in Ottawa.

While we appreciate all applications, only those candidates short-listed for an interview will be contacted.

NIB Trust may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time.

Extended on Feb 5, 2018


Adjoint exécutif ou adjointe exécutive

Numéro de concours : NIB-2018-EXEC-ASST

Affichage interne et externe

Description :

Le Fonds en fiducie FIC a pour mission de préserver et de revitaliser les langues, les cultures et les modes de vie des Premières nations. Le Fonds fournit des ressources pour créer des opportunités intéressantes qui améliorent la qualité de vie des Premières nations. Notre mission consiste à créer de véritables occasions susceptibles d’avoir des répercussions positives sur la vie des citoyens des Premières nations.

Le Fonds en fiducie FIC est à la recherche d’une personne bien organisée et minutieuse pour soutenir ses activités et agir en tant que premier point de contact pour toutes les communications adressées à notre bureau.

L’adjoint exécutif ou l’adjointe exécutive aura pour tâche principale d’assurer un soutien administratif à la directrice exécutive, à l’équipe chargée des programmes et au conseil des fiduciaires. Il ou elle tiendra à jour les documents relatifs à la gouvernance, les résolutions, l’historique des procès-verbaux des réunions, les documents juridiques relatifs au Fonds en fiducie de la FIC et le guide d’orientation, en plus de veiller à la planification des réunions, la rédaction des procès-verbaux et de la correspondance, la coordination des déplacements et les réservations nécessaires, la gestion du courrier, ainsi qu’à l’exécution de toutes les tâches administratives générales.

Conditions d’admissibilité : Seuls les membres des Premières Nations peuvent postuler (art. 16(1) LCDP). Les candidats doivent satisfaire aux critères suivants :

  • Minimum de 5 années d’expérience en tant qu’adjoint(e) d’un(e) membre de la haute direction.
  • Diplôme d’études collégiales avec baccalauréat de trois ans en administration ou dans un domaine d’études connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
  • Excellentes compétences en informatique, notamment Outlook, Word et Excel.
  • Expérience de travail avec des bases de données et des sites Web tels que WordPress et Fluid Review considérée comme un atout.
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite.
  • Tact et diplomatie en matière de traitement des questions sensibles et confidentielles.
  • Solide expérience en matière de relations avec divers intervenants.
  • L’anglais est la langue de travail, mais la capacité de travailler dans les deux langues officielles (anglais/français) est un atout.
Échelle de salaire :

En fonction des exigences du poste, de l’expérience et de la formation (dans les limites de la grille salariale).

 

Endroit : Ottawa (Ontario)
Durée : Poste à temps plein et à durée déterminée.
Date de clôture :               Vendredi 9 février 2018, 17 h (heure de l’Est)

Les personnes qui pensent posséder les compétences nécessaires sont invitées à soumettre une lettre de présentation (indiquant le numéro de référence mentionné ci-dessus), un curriculum vitae récent et trois (3) références de travail à l’adresse suivante :

Fonds en fiducie FIC, 55, rue Metcalfe, bureau 1600
Ottawa (Ontario) K1P 6L5
TÉLÉCOPIEUR : (613) 686-6757
Courriel : humanresources1@afn.ca

Aucune candidature ne sera acceptée après la date limite. Les entrevues auront lieu à Ottawa.

Nous remercions tous les candidats, mais nous ne communiquerons qu’avec ceux retenus pour une entrevue.

Nous nous réservons le droit d’annuler, de reporter ou de réviser à tout moment une offre d’emploi.   Exteded Le 5 feb 2018.

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