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Finance and Administrative Support

Job Information
Author pmnationtalk
Date February 1, 2019
Type Full Time
Company National Aboriginal Lands Managers Association
Salary $52,162 - Per Hour
Location Curve Lake,ON
Category Admin / Office
Client National Aboriginal Lands Managers Association
Contact Information
lirons@nalma.ca

Finance and Administrative Support

Position: Finance and Administrative Support

The National Aboriginal Lands Managers Association (NALMA), is a federally registered not-for-profit organization that is Aboriginal-controlled, community-based, and membership-driven dedicated to raising professional capacity in First Nation land management.

NALMA is seeking an experienced and driven individual to fill the position of NALMA’s Finance and Administrative Support.

Position Summary:

The NALMA Finance and Administrative Support (FAS) will provide a high level of financial and administrative support services to the overall operations of NALMA Administration.

Under the immediate supervision of the Finance and Senior Officer and secondary supervision of the Executive Director and or designate the Finance and Administrative Support will:

  • Provide primary financial and administrative support
  • Perform a high level of administrative and secretarial duties
  • Organize priorities and maintain appropriate confidentiality
  • Assist in carrying out of the goals and objectives of NALMA generally
  • Promote the role of NALMA and Regional Lands Associations (RLA) throughout Canada
  • Encourage, support and market the Professional Lands Management Certification Program, and ongoing professional development for First Nation Land Managers

Location: Curve Lake First Nation, Ontario

Employment Type: Contract until March 29th, 2019 with a possibility of an extension

Start date is immediate. The successful candidate will be subject to a probation period

Language: English

Fluency in English (written, comprehension and oral)

Practical ability in French (written, comprehension and oral) would be an asset

Closing Date: February 15, 2019 at 4:30 p.m. – Eastern Standard Time (Late applications will not be accepted)

Annual Salary: $52,162 (annually subject to availability of funds)

Job Description: Available upon request

Skills, Knowledge, and Competencies: Must possess

  • High level executive administrative skills
  • High-level of financial administration skills
  • A good understanding of accounting principles including accrual accounting, reconciliations, general ledgers journals and preparedness to learn more complex principles
  • High-level communication skill (written and oral)
  • Strong multi-tasking and time management skills
  • Strong organizational and file management skills
  • Experience in coordination of training, meetings, conferences and workshops
  • Knowledge of theory and application of management, business policies, strategic planning techniques and practices
  • Ability to maintain a database and filing systems for all relevant inquiries, referrals and evaluations
  • Ability to analyze financial information and prepare financial statements and reports
  • Experience in human resources and administrative operations and coordination
  • Ability to do research and introduce new administration methods
  • Ability to prepare meeting minutes, briefing notes and internal support materials
  • Candidate must be flexible, proactive, solution focused and adaptable to rapid changes in the daily work environment and be resourceful in solving problems for a positive outcome
  • Ability to establish and manage effective working relationships
  • Proficiency in the use of the Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), and Internet Explorer, various on-line communication methods, Mac operating systems, and Adobe Pro
  • Must maintain confidentiality and ensure legislated privacy requirements are met

Requirements:

  • Completion of Post-Secondary certificate/diploma in business administration or accounting and/or equivalent combination of education and experience may be considered
  • Three or more years of experience in the related field of business and accounting administration
  • Must possess own transportation and a valid driver’s license
  • Willing to work overtime and travel including weekends and evenings
  • Indigenous ancestry is an asset
  • Successful candidate will be required to provide a criminal record check as a condition of employment
  • Submit two (2) current dated and signed letters of reference to accompany resume

Personal Suitability

Initiative; Effective Interpersonal Skills; Accurate; Team Player; Client Focus; Reliability; Organized, and Maintain Confidentiality

How to Apply: Mail, Fax or Email the following:

  1. Covering Letter
  2. Resume
  3. Two Current Dated and Signed Letters of Reference

Please Send To: Leona Irons, Executive Director

National Aboriginal Lands Managers Association
1024 Mississauga Street
Curve Lake, Ontario, K0L 1R0
Fax: (705)657-7177
Email: lirons@nalma.ca

Thank you to all applicants; however, only those selected for an interview will be contacted.


Agent ou agente de soutien administratif et financier

Titre du poste : Agent ou agente de soutien administratif et financier

Endroit :  Siège social de l’ANGTA, Curve Lake (Ontario)

Niveau d’habilitation de sécurité

Le poste exige un haut niveau de confidentialité et une vérification récente du Centre d’information de la police canadienne (CIPC).

Description sommaire du poste

L’agent (ou agente) de soutien administratif et financier (ASAF) de l’ANGTA offrira des services de soutien administratif et financier de haut niveau dans le cadre des activités administratives générales de l’ANGTA.

Sous la supervision immédiate de l’agente principale et responsable des finances et sous la supervision complémentaire de la directrice exécutive de l’ANGTA ou de son remplaçant (sa remplaçante) désigné(e), le (ou la) titulaire du poste d’agent (ou d’agente) de soutien administratif et financier assumera les fonctions suivantes :

  • Fournir du soutien administratif et financier de première ligne.
  • Exécuter des tâches administratives et de secrétariat de haut niveau.
  • Organiser les priorités et maintenir la confidentialité appropriée.
  • Aider à la réalisation des buts et objectifs de l’ANGTA, en général.
  • Promouvoir le rôle de l’ANGTA et des associations régionales en gestion des terres (ARGT) à la grandeur du Canada.
  • Encourager, appuyer et en mettre en valeur le Programme de certification professionnelle en gestion des terres ainsi que le perfectionnement professionnel continu à l’intention des gestionnaires des terres des Premières nations.

Niveau décisionnel

Le niveau décisionnel est conforme aux politiques et aux procédures établies de l’ANGTA.

Exécuter un vaste éventail de tâches administratives et financières sans supervision et avec un haut niveau de précision et de confidentialité. Établir des priorités et se fixer un calendrier des tâches en fonction de diverses circonstances nécessitant de l’initiative et un jugement rapide, et ce en consultation avec les superviseurs. Un manque d’efficacité dans l’exécution des tâches peut avoir de graves conséquences sur les opérations.

Cadre de travail

Le travail est généralement accompli dans un bureau; des réunions périodiques et axées sur les tâches en compagnie des intervenants et des partenaires peuvent avoir lieu dans les grandes villes, des villes de taille moyenne dans les régions ainsi que dans des collectivités urbaines des Premières nations et des lieux éloignés; par conséquent, le (ou la) titulaire du poste peut être appelé(e) à voyager fréquemment  n’importe où au Canada. Les heures de travail varient selon la prestation de services dans différents fuseaux horaires et peuvent comprendre des weekends et des soirées.

Principales activités : Administration financière

  1. Aider aux services généraux d’administration financière pour le compte de l’ANGTA selon les directives des superviseurs.
  2. Aider au traitement des comptes créditeurs en vérifiant les factures et les demandes de paiement  et en préparant les demandes de chèques.
  3. Aider à la préparation des paies.
  4. Aider à la préparation du budget.
  5. Aider au rapprochement des états bancaires.
  6. Aider à la préparation de la vérification annuelle.
  7. Aider au classement des documents et des dossiers financiers.

Principales activités : Administration

  1. Remplir des tâches générales de réception, notamment :
    • Répondre au téléphone.
    • Traiter, récupérer et consigner le courrier entrant et sortant.
    • Garder les aires communes.
  2. Fournir des services de soutien administratif et de secrétariat au conseil d’administration de l’ANGTA et aux divers comités, notamment :
    • Aider à la préparation des trousses de documents du conseil et des comités.
    • Réserver les modes de transport et l’hébergement.
    • Prendre les dispositions nécessaires au paiement préalable des demandes de remboursement de frais de déplacement des membres du conseil d’administration et des autres frais du conseil.
    • Réserver des salles de réunion et prendre les dispositions nécessaires concernant les exigences de services alimentaires et de réunion.
    • Rédiger les procès-verbaux du conseil d’administration.
    • Tenir les procès-verbaux officiels du conseil d’administration.
  3. Prendre les dispositions nécessaires pour commander des fournitures et de l’équipement.
  4. Prendre les dispositions nécessaires pour l’entretien, la réparation et le ramassage de l’équipement de bureau, au besoin.
  5. Tenir les dossiers du bureau.
  6. Travailler en collaboration avec le personnel, les membres et les partenaires de l’ANGTA.

Principales activités : Présentation de rapports

  1. Aider à remplir les exigences et obligations particulières en matière de rapports énoncées par Services aux Autochtones Canada (SAC), selon les besoins, dans l’accord de financement annuel, ce qui peut comprendre :
  • des rapports financiers trimestriels;
  • des rapports d’évaluation;
  • des rapports d’activités périodiques;
  • des rapports financiers vérifiés et non vérifiés;
  • des rapports de résultats;
  • un rapport annuel donnant de l’information sur les dépenses et les activités ainsi que sur les budgets des activités entreprises chaque année.

2. Aider à produire le rapport annuel public de l’ANGTA.

Autres tâches

Les énoncés que contient la présente description de travail donnent les renseignements nécessaires pour décrire les principales fonctions du poste, le niveau de connaissances et de compétences que requiert généralement le poste ainsi que les responsabilités qui s’y rattachent. Cette description de travail ne doit pas être considérée comme une énumération exhaustive des exigences du poste.

Le ou la titulaire du poste peut être appelé(e) à exécuter d’autres tâches, même dans d’autres domaines fonctionnels, pour pallier des absences ou prêter main forte lors d’une surcharge de travail.

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