Operations Coordinator

Job Information
Author pmnationtalk
Date April 4, 2019
Deadline Open
Type Full Time
Company Assembly of First Nations
Category Coordinator
Client Assembly of First Nations
Contact Information
humanresources1@afn.ca

Operations Coordinator

Position Title: Operations Coordinator
Sector: Finance, IT & Records
Name and Title of Supervisor: Chief Financial Officer

Position Overview:

The Operations Coordinator takes direction from and reports to the Sector Director. The incumbent keep the Director and Sector staff informed of upcoming commitments and responsibilities. The incumbent assists with organizing, coordinating and facilitating the hosting of meetings, programs and dialogues, initiates and follows up on communications, and finalizes preparation of documents, including budgets and financing. The Operations Coordinator liaises with a variety of internal and external contacts and oversees the administration of external contracts.

Specific Accountabilities: Sector Function

  1. Complete a broad variety of administrative tasks for the Director and Sector including managing an active calendar of appointments.
  2. Reviewing all internal contracts in addition to negotiating external contracts for venues and all that relate to hosting meetings and conferences.
  3. Assist Sector’s meeting coordinator to provide overall assistance in all aspects of hosting meetings.
  4. Arrange itineraries, provide detailed travel plans for Director including Sector team
  5. Compose and prepare correspondence; agendas and meeting minutes
  6. Edit and complete first drafts for written communications such as letters, emails, Briefing Notes addressed to internal and external stake holders
  7. Oversee critical aspects of deliverables with a hands-on approach, including drafting acknowledgement letters
  8. Compile documents into binders for travel-related meetings
  9. Complete expense reports, oversee budgets and financial reporting of the Sector, including engagement with funders
  10. Research, prioritize, and follow up on incoming issues and concerns addressed to the Director including those of a sensitive or confidential nature. Determines appropriate course of action, referral, or response.
  11. Travel to support meetings and information exchanges with First Nations

delegates, Chiefs and technical committees, communities and organizations.

  1. Assists in coordinating the meetings off-sites, as requested

Team Functions Within Sector

  1. Participates in project activities as required.
  2. Attends weekly Sector meetings.

Across Sectors and Organization

  1. Attends meetings or forums with other AFN Sectors as required.
  2. Attends all staff meetings.

Communication Function

Internal

  1. Provides a bridge for smooth communication between the Director’s office and internal Sectors as well as the CEO’s office

External

  1. Communicates directly, and on behalf of the Director, with government representatives, Chiefs, First Nations and all other contacts, on matters related to Director’s programmatic initiatives
  2. Liaise with senior management teams; organizes and coordinates executive

outreach and external relations efforts; and oversees special projects. Political Function

  1. Makes travel arrangements for committee members of the Chiefs Committee and other committees as required, by booking flights and confirming hotel reservations and car rentals.
  2. Assists in planning meetings with the Sector’s Chief Committee, Technical

Committee, and/or Working Group

  1. Assists in planning of Chiefs-in-Assembly (Annual General Assembly and Special Chiefs Assembly) meetings held twice annually in July in different locations and December in the Ottawa area, as required.
  2. Participates in political rallies as required.
  3. Generic Function
  4. Complies with AFN policies and procedures.
  5. Submits vacation, sick and special requests through the ESS leave system to the Director.
  6. Conducts other duties as assigned by the Director.

Position Authority:

The position has authority to make travel arrangements and make recommendations on the Director’s schedule.

Position Scope/Impact of Error

This position is the “gatekeeper” for all information and communication flowing through and from the Director’s office. The position also prepares routine correspondence on behalf of the Director and responds to various inquiries about the Sector and the organization. Errors may cause delays and conflicts with the Director’s schedule and may cause embarrassment to the Director and the organization.

Knowledge, Experience, Skills & Abilities

  • College Diploma/ 3 year BA in administration or similar field of study
  • Minimum of 5 years’ experience in coordinating meetings and negotiating with vendors for meeting space in addition supporting Senior Management or CEO of an organization
  • Excellent advanced computer skills, including Microsoft Office, Word and Excel
  • Excellent oral and written communication skills
  • Tact and diplomacy in dealing with sensitive and confidential matters
  • Must have strong client relations experience in dealing with various levels of representatives
  • English is the working language; however the ability to work in both official languages (English/French) is an asset.

 Coordonnateur/Coordonnatrice des opérations

Titre du poste : Coordonnateur/Coordonnatrice des opérations
Secteur : Finances, TI et Archives
Nom et titre du (de la) superviseur(e): Directrice des finances

Aperçu du poste :

Le(la) coordonnateur(trice) des opérations reçoit des directives de la directrice du Secteur, dont il ou elle relève. Le ou la titulaire tient la directrice et le personnel du Secteur informés des engagements et des responsabilités à venir. Il ou elle aide à planifier et faciliter l’organisation de réunions ainsi qu’à coordonner des programmes et des dialogues, initie et assure le suivi des communications, et finalise la préparation de documents, notamment en ce qui concerne les budgets et le financement. Le(la) coordonnateur(trice) des opérations assure la liaison avec divers intervenants internes et externes et supervise l’administration des contrats externes.

Responsabilités particulières : Fonctions du Secteur

  1. Effectuer une grande variété de tâches administratives pour la directrice et le Secteur, y compris la gestion d’un calendrier actualisé des nominations.
  2. Examiner tous les contrats internes en plus de négocier des contrats externes pour les lieux de réunion et tout ce qui a trait à la tenue de réunions et de conférences.
  3. Assister le(la) coordonnateur(trice) des réunions du Secteur en vue de fournir une aide d’ensemble concernant tous les aspects de la tenue de réunions.
  4. Organiser les itinéraires et fournir des plans de voyage détaillés à la directrice et aux membres du Secteur.
  5. Rédiger et préparer la correspondance, les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions.
  6. Réviser et compléter les premières ébauches pour les communications écrites, telles que lettres, courriels, notes d’information, adressées aux intervenants internes et externes.
  7. Superviser les aspects cruciaux des éléments livrables à l’aide d’une approche pratique, y compris en ce qui concerne la rédaction d’accusés de réception.
  8. Rassembler divers documents dans des classeurs en vue des réunions de

préparation aux déplacements.

  1. Rédiger des rapports de dépenses, superviser les budgets et les rapports financiers du Secteur, notamment les ententes avec les bailleurs de fonds.
  2. Effectuer des recherches, établir les priorités et assurer le suivi des questions et des préoccupations adressées à la directrice, y compris celles qui sont de nature sensible ou confidentielle. Déterminer la démarche, l’orientation ou les mesures appropriées.
  3. Se déplacer pour appuyer les réunions et les échanges d’information avec des délégués, des Chefs, des comités techniques, des communautés et des organisations des Premières Nations.
  4. Aider à coordonner les réunions hors site, selon les besoins.
  5. Participer aux activités liées aux projets, selon les besoins.
  6. Assister aux réunions hebdomadaires du Secteur.
  7. Assister à des réunions ou à des forums avec d’autres Secteurs de l’APN, selon les besoins.
  8. Assister à toutes les réunions du personnel.
  9. Assurer la liaison en vue d’une communication harmonieuse entre le bureau de la directrice et les autres secteurs de l’organisation, ainsi qu’avec le bureau de la

directrice générale.

  1. Communiquer directement, et au nom de la directrice, avec des représentants de gouvernements, des Chefs, des Premières nations et tout autre intervenant sur des questions relatives aux initiatives de la directrice en matière de programmes.
  2. Assurer la liaison avec les équipes de la haute direction, organiser et coordonner les relations avec les cadres supérieurs et les intervenants externes, et superviser

les projets spéciaux.

  1. Prendre les dispositions nécessaires en matière de voyage pour les membres des comités des Chefs et d’autres comités selon les besoins, en réservant des vols et en confirmant les réservations d’hôtel et de location de voiture.
  2. Aider à planifier les réunions avec le comité des Chefs, le comité technique ou le groupe de travail du Secteur.
  3. Aider à la planification des rencontres des Chefs-en-assemblée (Assemblée générale annuelle et Assemblée extraordinaire des Chefs) qui se tiennent deux fois par année en juillet à différents endroits et en décembre dans la région d’Ottawa, selon les besoins.
  4. Participer à des rassemblements politiques, selon les besoins.
  5. Fonctions génériques
  6. Se conformer aux politiques et procédures de l’APN.
  7. Soumettre à la directrice les requêtes de congé annuel, de congé de maladie et de congé spécial par l’entremise du système ESS.
  8. S’acquitter d’autres tâches confiées par la directrice.

Pouvoir afférent au poste :

Le ou la titulaire du poste a le pouvoir de prendre des dispositions en matière de voyage et de faire des recommandations en ce qui concerne le calendrier de la directrice.

Potée du poste/Incidence des erreurs

Ce poste est le « gardien de l’accès » à toute les informations et communications qui transitent par le bureau de la directrice et qui en proviennent. Le ou la titulaire du poste prépare également la correspondance courante au nom de la directrice et répond à diverses demandes de renseignements au sujet du Secteur et de l’organisation. Les erreurs peuvent entraîner des retards et des conflits avec l’horaire de la directrice et peuvent causer de l’embarras tant à cette dernière qu’à l’organisation.

Connaissances, expérience, compétences et aptitudes

  • Diplôme d’études collégiales/ Baccalauréat de trois ans en administration ou dans un domaine d’études connexe.
  • Au moins 5 ans d’expérience en matière de coordination de réunions et de négociation avec des fournisseurs d’espaces de réunion, ainsi que sur le plan de l’appui à la haute direction ou au(à la) DG d’une organisation.
  • Compétences supérieures en informatique, notamment Microsoft Office, Word et Excel.
  • Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
  • Tact et diplomatie dans le traitement des questions sensibles et confidentielles.
  • Solide expérience en matière de relations avec des clients, à divers niveaux.
  • L’anglais est la langue de travail, mais la capacité de travailler dans les deux langues officielles (anglais/français) est un atout.
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