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Program Coordinator, Prevention and Promotion Initiatives

Job Information
Author pmnationtalk
Date June 1, 2020
Type Full Time
Company Mental Health Commission of Canada
Location Ottawa, ON
Category Coordinator
Client Mental Health Commission of Canada
Contact Information
hr@mentalhealthcommission.ca

Program Coordinator, Prevention and Promotion Initiatives

Reports To: Manager, Prevention and Promotion Initiatives
Status: Full Time, Temporary (1 year term)
Location: Ottawa, Ontario
Application Deadline: June 15, 2020 (Interviews may be held prior to application deadline)

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

The Mental Health Commission of Canada (MHCC) is a non-profit organization created to focus national attention on mental health issues and to work to improve the health and social outcomes of people living with mental illness. The Commission is seen as a leader nationally and internationally in several areas. Building upon the work done to date, the core mandate, and the unique position of the Commission, and guided by Changing Directions Changing Lives: The Mental Health Strategy for Canada, the Commission will focus in the areas of, substance use, suicide prevention, population-based initiatives, and engagement. This prioritization will enable the Commission to be successful in meeting its mandate, staying focused, and having a measurable impact for those living with mental illness and their families and caregivers.

The Mental Health Commission’s head office is in Ottawa, Ontario POSITION OVERVIEW

Reporting to the Manager, Prevention and Promotion Initiatives, the Program Coordinator will provide planning and coordination support and senior-level administration primarily to the prevention and promotion area and will also work in collaboration with other MHCC departments.

The Prevention and Promotion department supports various projects involving suicide prevention initiatives.

DUTIES & RESPONSIBILITIES

  • Assist with planning and execution of webinars;
  • Manage meetings and event logistics including securing and managing event locations, organizing catering, planning and supporting travel, and managing attendee lists;
  • Lead and coordinate meeting organization including preparing meeting agendas, summaries and meeting notes;
  • Assist in coordinating speaking notes, briefing notes, reports and other correspondence;
  • Managing stakeholder contact information in client relationship database;
  • Assist with tracking performance measurement indicators;
  • Support the development and tracking of work plans;
  • Create power point presentations;
  • Other duties as assigned.

SKILLS AND EXPERIENCE

  • Advanced proficiency in webinar platforms to set up and manage webinars;
  • Advanced proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, and Outlook Calendar) and CRM (Salesforce);
  • Strong experience with event planning including logistics and meeting material preparation;
  • Must be able to work independently, as well as with a team;
  • Ability to take initiative when appropriate and to respond appropriately to requests for information;
  • Ability to multi-task within a fast-paced environment with changing/conflicting priorities and deadlines;
  • Must be highly organized, accurate and detail oriented;
  • Strong interpersonal, organizational and research synthesis skills;
  • General understanding of policy/practice issues pertinent to mental health, including suicide prevention.

QUALIFICATIONS

  • Bachelor’s degree, Diploma or Certificate in related area, or an equivalent combination of experience.
  • Experience with webinars and meeting support.
  • Experience in coordination, administration and project management.
  • Fluently bilingual, in English and French

COMPETENCIES

  • Values and Ethics
  • Respectful of Diversity
  • Continuous Learning
  • Results Management
  • Teamwork and Cooperation
  • Oral/Written Communication
  • Health, Safety, and Wellness (physical and psychological)

See Commission Competency Framework – Employee Level, Organizational and Core for details.

PHYSICAL DEMANDS

  • Extended visual requirements (5 plus hours) due to computer related work.
  • Extended periods of time spent in sitting position (computer work, meetings etc. 5 plus hours).
  • Moderate requirement in the ability to effectively divide attention to numerous duties and responsibilities.
  • Moderate degree of concentration required.
  • Highly attentive to details.
  • Moderate level of stamina due to work time requirements with some requirements to work beyond 7.5-hour day.
  • Low level exposure to extended travel requirements (up to 10% and greater at times)
  • Moderate analytical and interpretive requirements.
  • Must be comfortable working virtually and in open space environments.

PSYCHOLOGICAL DEMANDS

  • Continuously deadline driven requirements.
  • Moderate level of multitasking.
  • Low to moderate exposure to stress resulting from output requirements.
  • Moderate level requirement to maintain concentration for extended periods of time in order to perform analysis and interpretation of data and minimize errors.
  • Capacity to effectively organize and prioritize own work.
  • Responsive to possible rapid changes in priorities.
  • Adaptable to change (organization and work level).
  • Low to moderate degree of emotional intelligence required in order to develop and maintain good relationships, communicate clearly, influence others, work well in a team, and manage conflict.
  • Performance goals and objectives are established yearly and regularly reviewed.

The Mental Health Commission of Canada is committed to diversity in the workplace and workplace well-being. As such, applications from individuals from diverse backgrounds such as; First Nations, Inuit, and Métis, members of a visible minority group and those with lived experience of mental health problems or illnesses are welcomed and encouraged.

The Mental Health Commission of Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

Accessible formats and communication supports for applicants are available upon request by contacting Human Resources at hr@mentalhealthcommission.ca.

Please apply for this position on our website at:

https://www.mentalhealthcommission.ca/English/who-we-are/careers

While we appreciate all applications, only those selected for interviews will be contacted


Coordonnateur/trice – Programmes de prévention et de promotion

Relève de : Gestionnaire, Programmes de prévention et de promotion
Statut : Poste temporaire, temps plein (12 mois)
Emplacement : Ottawa, Ontario
Date limite : 15 juin 2020 (Les entrevues pourraient avoir lieu avant la date limite de présentation des candidatures.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

La Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) est une organisation à but non lucratif créée en vue de sensibiliser les Canadiens aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec un problème de santé mentale. La CSMC est perçue comme un chef de file national et international dans différents domaines. Misant sur le travail accompli à ce jour, son mandat de base et sa position unique, et s’inspirant de Changer les orientations, changer les vies : Stratégie en matière de santé mentale pour le Canada, la CSMC concentrera ses efforts sur l’usage de substances, la prévention du suicide, les initiatives axées sur les populations et la mobilisation. Ces pôles prioritaires permettront à la CSMC de réaliser son mandat, de garder le cap et d’avoir un impact mesurable pour les personnes aux prises avec la maladie mentale ainsi que leurs familles et leurs fournisseurs de soins.

Le siège social de la CSMC se trouve à Ottawa, en Ontario.

APERÇU DU POSTE

Relevant de la gestionnaire des programmes de prévention et de promotion, le titulaire du poste appuiera le département en charge de la prévention et de la promotion avec des services de planification, de coordination, ainsi que des services administratifs de haut niveau. De plus, le titulaire du poste mettra à profit les ressources disponibles, élaborera de nouvelles ressources et travaillera en collaboration avec les autres départements de la CSMC.

Le département de la prévention et de la promotion appuie divers projets et activités, y compris la prévention du suicide et la promotion de la vie.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • Planifier et exécuter la livraison technique des webinaires pour le département de la prévention et de la promotion;
  • Faire la gestion de réunions et assurer la logistique lors d’événements, y compris la réservation et la gestion des lieux où se tiennent des événements, l’organisation du service de traiteur, la planification et la facilitation des déplacements et la gestion de la liste de participants;
  • Organiser le matériel de réunions, dont les ordres du jour, les résumés et les notes de réunions, ainsi que les documents accessoires, les documents à distribuer et le matériel de formation;
  • Contribuer à la coordination de documents de présentation, de notes d’information, de rapports et autres correspondances;
  • Gérer les coordonnées des intervenants et parties prenantes dans la base de données des clients.
  • Contribuer au suivi des indicateurs de performance clés;
  • Appuyer l’élaboration de plans de travail et leur suivi;
  • Créer des présentations sous forme de diapositives;
  • Effectuer les autres tâches demandées.

APTITUDES ET EXPÉRIENCE

  • Connaissance avancée de l’utilisation de la plateforme de webinaires Adobe en vue d’organiser et de gérer des webinaires.
  • Connaissance avancée de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et calendrier Outlook) ainsi que de CRM (Salesforce).
  • Expérience significative en planification d’événements, y inclut la logistique et la préparation de matériel de réunion.
  • Capacité de travailler de façon indépendante et en équipe.
  • Capacité de prendre des initiatives au besoin et de répondre de façon appropriée aux demandes de renseignements.
  • Capacité d’effectuer plusieurs tâches simultanément au sein d’un environnement de travail rapide où les priorités et les échéanciers sont parfois changeants et conflictuels.
  • Grand sens de l’organisation, précision et minutie.
  • Fortes aptitudes interpersonnelles, organisationnelles et capacité de synthèse de la recherche.
  • Compréhension générale des questions de politique et de pratique touchant la santé mentale, y compris la prévention du suicide.

QUALIFICATIONS

  • Baccalauréat, diplôme ou certificat dans un domaine connexe ou combinaison d’expériences équivalente.
  • Expérience de soutien pour l’organisation de webinaires et de réunions.
  • Expérience dans les domaines de la coordination, d’administration et gestion de projets.
  • Parfaitement bilingue (deux langues officielles)

COMPÉTENCES

  • Valeurs et éthique
  • Respect de la diversité
  • Apprentissage continu
  • Gestion des résultats
  • Travail d’équipe et coopération
  • Communication orale et écrite
  • Santé, sécurité et bien-être (physique et psychologique)

Pour de plus amples renseignements, consulter le cadre de compétences de la CSMC – Niveaux de supervision, organisationnel et de base

EXIGENCES PHYSIQUES

  • Exigences visuelles soutenues (5 heures et plus) en raison du travail à l’ordinateur.
  • Périodes prolongées passées en position assise (travail à l’ordinateur, réunions, etc. 5 heures et plus).
  • Exigence modérée quant à la capacité de répartir efficacement son attention entre différentes tâches et responsabilités.
  • Niveau modéré de concentration exigé.
  • Très grand souci du détail.
  • Niveau modéré d’endurance en raison du nombre d’heures de travail à accomplir, qui pourra occasionnellement excéder 7,5 heures par jour.
  • Exigences de déplacement faibles (jusqu’à 10 % du temps, parfois plus).
  • Exigences moyennes en matière d’analyse et d’interprétation.
  • Doit être en mesure de travailler dans un milieu virtuel ainsi que dans un milieu à aires ouvertes.

EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES

  • Exigences continues axées sur les échéances.
  • Fonctionnement multitâches modéré.
  • Exposition faible à moyenne au stress attribuable aux exigences de production.
  • Exigence moyenne de maintien de la concentration pendant des périodes prolongées afin d’analyser et d’interpréter les données et de réduire les erreurs.
  • Capacité d’organiser et de prioriser efficacement son travail.
  • Capacité d’adaptation aux priorités qui changent rapidement.
  • Capacité d’adaptation au changement (organisationnel et professionnel).
  • Intelligence émotionnelle de niveau faible à moyen nécessaire pour développer et maintenir de bonnes relations, communiquer efficacement, influencer les autres, bien travailler en équipe et bien gérer les conflits.
  • Les buts et les objectifs de rendement sont établis une fois l’an et revus régulièrement.

La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de diversité et de bien-être en milieu de travail. Ainsi, elle invite et encourage les gens d’origines diverses comme les membres des Premières Nations, les Inuits et les Métis, les membres des minorités visibles ainsi que les personnes ayant des antécédents de maladies ou de problèmes associés à la santé mentale à présenter leur candidature.

La Commission de la santé mentale du Canada invite et encourage les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont disponibles à toutes les étapes du processus de sélection pour les candidats qui en font la demande.

Des formats et des supports de communication accessibles sont offerts aux candidats qui en font la demande par courriel aux ressources humaines à l’adresse rh@commissionsantementale.ca.

Les personnes intéressées sont invitées à présenter leur candidature par l’entremise de notre site Web à l’adresse https://www.mentalhealthcommission.ca/Francais/la-commission/recrutement

Nous remercions tous ceux qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.

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