Administrative Assistant

Administrative Assistant

Job Information
Author pmnationtalk
Date September 3, 2021
Deadline Open
Type Full Time
Company Thunderbird Partnership Foundation
Location Bothwell, ON
Category Administrative Services
Client Thunderbird Partnership Foundation
Contact Information
[email protected]

Administrative Assistant

Communications
Permanent Full Time

Are you an experienced Administrative Assistant?

Are you looking to build on your strong track record of providing key administrative support with an opportunity to make a real difference in the lives of Indigenous people within a strengths-based focused environment?

If so, let’s talk!

Organization Description

Thunderbird Partnership Foundation is a national non-profit organization serving First Nations in mental wellness. Our mandate is set by three frameworks:

  1. Honouring Our Strengths: A Renewed Framework to Address Substance Use Issues Among First Nations People in Canada
  2. Indigenous Wellness Framework
  3. First Nations Mental Wellness Continuum

Our core stakeholders are First Nations communities and the network of First Nations adult and youth treatment centres. To support our mandate, Thunderbird has two office locations, one based in a First Nations community in southwestern Ontario, and the other in the city of London, Ontario. This position is based out of the Delaware office, near the village of Bothwell, Ontario but currently involves working remotely due to COVID-19. The organization operates with five core functions: Policy and Partnerships, Operations, Research, Training & Education, and Communications with a staff of 31 full-time employees, a number of contracted term specific positions, and collaboration with organizational partnerships.

Your opportunity:

  • In this role you will be responsible for overseeing activities related to departmental administration including: organizational communication, information and record management, event and project management, operational support in human resources, finance and communications within a fast paced and national not-for profit First Nations organization.
  • You will work on a team with others like yourself who are dedicated to work that has real value and meaning in the lives of others.
  • You will apply all your experience, skills, talents, and passion for the benefit of others while learning from the expertise of your wellness focused team.
  • You will enjoy the satisfaction that comes from knowing that your work is much more than just a job.

As the Administrative Assistant for the Communications Department you will:

  • Be responsible for managing mailing lists/subscriptions via MailChimp, support eblasts preparation and distribution, contribute to email/mailing list subscriber engagement strategies and campaigns, monitor unsubscribing, and provide analytics reports along with recommendations for engagement and retention.
  • Be the first point of contact for the department responding to general inquiries and directing other inquiries to appropriate staff, provide administrative support for the department and collaborate with other team administrative staff ensuring inter-team collaboration and engagement.

You bring:
A 4-year BA degree and at least one year of administration experience
OR
A Business Administration Diploma and two years of relevant experience

  • Knowledge of a First Nations language and culture as a definite asset;
  • Excellent communications skills, both verbal and written with the ability to effectively proofread;
  • A strong attention to details completing tasks accurately, efficiently and thoroughly;
  • A demonstrated ability to multitask, prioritize work duties and quickly adapt to situations;
  • Exceptional time management and organizational skills;
  • Good interpersonal skills that include general courtesy in answering telephones, greeting visitors, and directing people;
  • A high level of professionalism and able to maintain confidentiality at all times;
  • An ability to work comfortably in various platforms including WordPress, MailChimp, etc.;
  • An ability to function in a computerized environment including a proficiency in Microsoft Office Suite including Excel, Word and PowerPoint;
  • An ability to function in a variety of digital tools for project management, files storage and sharing, meetings (audio/visual), teleconference calls;
  • Excellent typing skills as well as an ability to take minutes and transcribe meetings;
  • An ability to access work sites not accessible by public transportation.

If this sounds like the right fit for you, please email your resume and cover letter for confidential consideration.

Thunderbird Partnership Foundation (NNAPF)
22361 Austin Line
Bothwell, ON N0P 1C0
Email: [email protected]

Closing: open until filled

We value the importance of diversity and dignity in the workplace and are committed to developing an inclusive, barrier-free recruitment and selection processes and work environments.

If you require accommodation during the recruitment and selection process, please let us know. We thank all applicants for their interest; however, only those candidates who are selected for an interview will be contacted.

To request a full job description, please contact: Annette Howlett at [email protected]


Adjoint/e administratif/ve

Permanent à plein temps

Vous avez de l’expérience comme adjoint/e administratif/ve?

Vous voulez ajouter à vos antécédents déjà solides en matière de soutien administratif essentiel, tout en saisissant l’opportunité de faire une réelle différence dans la vie d’Autochtones dans un environnement axé sur les forces?

Si oui, parlons-en!

Description de l’organisation

La Thunderbird Partnership Foundation est un organisation sans but lucratif offrant aux Premières Nations des services en mieux-être mental. Voici les trois éléments encadrant notre mandat :

  1. Honorer nos forces : Cadre renouvelé du programme de lutte contre les toxicomanies chez les Premières Nations du Canada
  2. Cadre du mieux-être autochtone
  3. Cadre du continuum du mieux-être mental des Premières Nations

Nos parties prenantes principales sont des communautés autochtones, ainsi que le réseau des centres de traitement Premières Nations pour les adultes et la jeunesse. Pour appuyer notre mandat, Thunderbird a deux bureaux, l’un situé dans une communauté Première Nation au sud-ouest de l’Ontario, et l’autre dans la ville de London, Ontario. Ce poste se situe au bureau de Delaware, près du village de Bothwell en Ontario, mais le travail se fait présentement à distance en raison de la COVID-19. L’organisation comporte cinq fonctions de base au sein de ses opérations : Politiques et partenariats, Opérations, Recherche, formation et éducation, et Communications, comportant un personnel de 31 employés à plein temps, un certain nombre de postes contractuels à période déterminée et des collaborations avec des partenariats organisationnels.

Une occasion pour vous :

  • Dans ce rôle, vous serez responsable de la supervision des activités reliées à l’administration de départements incluant : communication organisationnelle, gestion de l’information et des dossiers, gestion d’évènements et de projets, soutien opérationnel en ressources humaines, finances et communications, et ce au sein d’un organisme autochtone dynamique, sans but lucratif et œuvrant à l’échelle nationale.
  • Vous travaillerez en équipe avec d’autres qui, comme vous, se dévouent à un travail de réelles valeur et importance dans la vie d’autrui.
  • Vous ferez appel à votre expérience, vos compétences, vos talents et votre passion au bénéfice des autres, tout en apprenant de l’expertise de votre équipe axée sur le mieux-être.
  • Vous apprécierez la satisfaction de savoir que votre travail est beaucoup plus qu’un simple emploi.

En tant qu’adjoint/e administratif/ve du département des Communications:

  • Vous serez responsable de gérer les listes d’envoi/abonnements par le moyen de MailChimp, vous contribuerez à la préparation et la diffusion de courriels, ainsi qu’aux stratégies et campagnes d’engagements des abonnées par courriel/courrier, vous superviserez les désabonnements, et vous préparerez des rapports d’analyse incluant des recommandations pour l’engagement et la rétention.
  • Vous serez le premier point de contact pour le département en répondant aux demandes d’information générale et en dirigeant les autres demandes au personnel approprié, vous fournirez un soutien administratif au département et vous collaborerez avec d’autre membres de l’équipe administrative en favorisant la collaboration et l’engagement inter-équipe.

Vous apportez:
Un diplôme de baccalauréat de 4 ans et au moins une année d’expérience en
administration
OU
Un diplôme en administration des affaires et deux ans d’expérience pertinente

  • Une aisance dans la culture et une langue autochtone constitue définitivement un atout;
  • D’excellentes compétences en communication, à l’oral comme à l’écrit, avec la capacité de réviser des textes efficacement;
  • Une grande attention portée aux détails en menant des tâches à terme avec précision, efficacité et rigueur;
  • Une capacité démontrée d’entreprendre plusieurs tâches à la fois, de prioriser les tâches de travail et de s’adapter aux situations;
  • Capacités exceptionnelles dans la gestion du temps et des compétences organisationnelles;
  • De bonnes habiletés interpersonnelles, incluant la courtoisie en général en répondant aux téléphones, en accueillant les gens et en les dirigeant;
  • Un haut niveau de professionnalisme et la capacité de maintenir la confidentialité en tout temps;
  • La capacité de travailler aisément avec diverses plateformes incluant WordPress, MailChimp, etc.;
  • La capacité de fonctionner dans un environnement informatisé, incluant des compétences avec la Suite Microsoft Office : Excel, Word et PowerPoint;
  • La capacité de fonctionner avec une divers outils numériques pour la gestion de projets, le stockage et le partage de fichiers, les réunions (audio/visuel), les appels par téléconférence;
  • D’excellentes compétences dactylographiques, ainsi que la capacité de faire office de secrétaire pendant les réunions et en rédiger les procès-verbaux;
  • La capacité de se déplacer vers des lieux de travail non accessibles en transport en commun.

Si cela vous ressemble, veuillez envoyer votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation par courriel, pour examen confidentiel.

Thunderbird Partnership Foundation (NNAPF)
22361 Austin Line
Bothwell, ON N0P 1C0
Courriel : [email protected]

Clôture : Les candidatures seront acceptées jusqu’à ce que le poste soit comblé.

Nous accordons de l’importance à la diversité et la dignité en milieu de travail et sommes engagés envers le développement de milieux de travail et de processus de sélection et de recrutement inclusifs et exempts d’obstacles.

Si vous avez besoin d’accommodements au cours du processus de recrutement et de sélection, veuillez nous en faire part. Nous remercions tous les candidats et candidates pour leur intérêt; toutefois, nous communiquerons seulement avec ceux et celles qui auront été sélectionnés/es aux fins d’entrevue.

Pour obtenir une description détaillée du poste, veuillez communiquer avec : Annette Howlett à [email protected]

Send To Friend Email Print Story

NationTalk Partners & Sponsors Learn More

CLOSE
CLOSE