Administrative Assistant

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Administrative Assistant

Job Information
Author pmnationtalk
Date September 3, 2021
Deadline Open
Type Full Time
Company Thunderbird Partnership Foundation
Location Bothwell ON
Category Administrative Services
Client Thunderbird Partnership Foundation
Contact Information
[email protected]

Administrative Assistant

Training and Education Department
Permanent Full time

Are you an experienced Administrative Assistant who is looking to build on your strong track record of providing key administrative support in an opportunity to make a real difference in the lives of Indigenous people within a strengths-based focused environment?

If so, let’s talk!

Organization Description

Thunderbird Partnership Foundation is a national non-profit organization serving First Nations in mental wellness. Our mandate is set by three frameworks:

  1. Honouring Our Strengths: A Renewed Framework to Address Substance Use Issues Among First Nations People in Canada
  2. Indigenous Wellness Framework
  3. First Nations Mental Wellness Continuum

Our core stakeholders are First Nations communities and the network of First Nations adult and youth treatment centres. To support our mandate, Thunderbird has two office locations, one based in a First Nations community in southwestern Ontario, and the other in the city of London, Ontario. This position is currently remote due to COVID-19.

Your Opportunity

  • You will be responsible for providing administrative support service for the Training and Education Team and will assist with the efficient operation of the administrative office.
  • Your responsibilities will include: organizational communication, information and record management, event and project management, operational support in human resources, finance and communications within a fast paced and national not-for profit First Nations organization.
  • You will work on a team with others like yourself who are dedicated to work that has real value and meaning in the lives of others.
  • You will apply your experience, skills, talents, and passion for the benefit of others while learning from the expertise of your wellness focused team.
  • You will enjoy the satisfaction that comes from knowing that your work is much more than just a job.
  • You will work with staff who are kind, supportive, encouraging and caring.

As the Administrative Assistant for the Training and Education Department, you will:

  • Complete a variety of assigned tasks requiring knowledge of office protocol and demonstrated understanding of the organization, programs, and services related to the work of Thunderbird Partnership Foundation.
  • Provide departmental administrative support by maintaining the following: training resource and supply lists; training participant’s sign-in sheets, certificates, email lists; up-to-date schedules of training and education programs; up-to-date database of regional, community, and trainer contact information, and performing other administrative duties.

You bring:
4-year bachelor’s degree and at least 1 year of administration experience
OR
Business Administration Diploma and 2 years of relevant experience

  • Knowledge of a First Nations language and culture is a definite asset;
  • Excellent communications skills, both verbal and written;
  • A strong attention to details completing tasks accurately, efficiently, and thoroughly;
  • A demonstrated ability to multitask, prioritize work duties and quickly adapt to situations;
  • Exceptional time management and organizational skills;
  • Good interpersonal skills that include general courtesy in answering telephones, greeting visitors, and directing people;
  • A high level of professionalism and able to maintain confidentiality at all times;
  • An ability to function in a computerized environment including proficiency in Microsoft Office Suite including Excel, Word and PowerPoint;
  • An ability to function in a variety of digital tools for project management, files storage and sharing, meetings (audio/visual), teleconference calls;
  • Excellent typing skills as well as an ability to take minutes and transcribe meetings;
  • An ability to access work sites not accessible by public transportation.

If this sounds like the right fit for you, please email your resume and cover letter for confidential consideration.

Thunderbird Partnership Foundation (NNAPF)
22361 Austin Line, Bothwell ON N0P 1C0
Email: [email protected]

Closing: Open until filled

Thunderbird Partnership Foundation values the importance of diversity and dignity in the workplace and is committed to developing an inclusive, barrier-free recruitment in its selection processes and work environments. If you require accommodation during the recruitment and selection process, please let us know. We thank all applicants for their interest; however, only those candidates who are selected for an interview will be contacted.

To request a full job description, please contact: Annette Howlett at [email protected]


Adjoint/e administratif/ve

Département de Formation et éducation

Permanent à plein temps

Vous voulez ajouter à vos antécédents déjà solides en tant qu’adjoint/e administratif/ve tout en saisissant l’opportunité de faire une réelle différence dans la vie d’Autochtones dans un environnement axé sur les forces?

Si oui, parlons-en!

Description de l’organisation

La Thunderbird Partnership Foundation est un organisation sans but lucratif offrant aux Premières Nations des services en mieux-être mental. Voici les trois éléments encadrant notre mandat :

  1. Honorer nos forces : Cadre renouvelé du programme de lutte contre les toxicomanies chez les Premières Nations du Canada
  2. Cadre du mieux-être autochtone
  3. Cadre du continuum du mieux-être mental des Premières Nations

Nos parties prenantes principales sont des communautés autochtones, ainsi que le réseau des centres de traitement Premières Nations pour les adultes et la jeunesse. Pour appuyer notre mandat, Thunderbird a deux bureaux, l’un situé dans une communauté Première Nation au sud-ouest de l’Ontario, et l’autre dans la ville de London, Ontario. Ce poste est actuellement à distance en raison de la COVID-19.

Une opportunité pour vous

  • Vous offrirez vos services de soutien en matière d’administration auprès de l’Équipe de Formation et éducation (F&E), contribuant aux opérations efficaces du bureau administratif.
  • Vos responsabilités comprendront ce qui suit : communication organisationnelle, gestion de l’information et des dossiers, gestion d’évènements et de projets, soutien opérationnel en ressources humaines, finances et communications, au sein d’un organisme autochtone dynamique, sans but lucratif et œuvrant à l’échelle nationale.
  • Vous travaillerez en équipe avec d’autres qui, comme vous, se dévouent à un travail de réelles valeur et importance dans la vie d’autrui.
  • Vous appliquerez votre expérience, vos compétences, vos talents et votre passion au bénéfice des autres, tout en apprenant de l’expertise de votre équipe axée sur le mieux-être.
  • Vous apprécierez la satisfaction de savoir que votre travail est beaucoup plus qu’un simple emploi.
  • Vous travaillerez auprès d’un personnel courtois, coopératif, encourageant et attentionné.

En tant qu’adjoint/e administratif/ve du département de Formation et éducation :

  • Vous accomplirez diverses tâches assignées exigent une connaissance du protocole du bureau et une connaissance démontrée de l’organisation, des programmes et des services en lien avec la Thunderbird Partnership Foundation.
  • Fournir au département un soutien administratif en maintenant ce qui suit : des listes de ressources et de fournitures; des documents pour les participants en ce qui a trait à la formation : feuille de présences, certificats, listes de courriel; des calendriers à jour des programmes de formation et d’éducation; une base de données à jour des coordonnées pour les ressources et les formateurs aux échelles régionales et communautaires; et accomplir autres tâches administratives connexes.

Vous apportez :
Un diplôme de baccalauréat de 4 ans et au moins une année d’expérience en administration
OU
Un diplôme en administration des affaires et deux ans d’expérience pertinente

  • Une connaissance d’une langue et d’une culture autochtones constitue définitivement un atout;
  • Excellentes habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Une grande attention portée aux détails en menant des tâches à terme avec précision, efficacité et rigueur;
  • Une capacité démontrée d’entreprendre plusieurs tâches à la fois, de prioiriser les tâches de travail et de s’adapter aux situations;
  • Capacités exceptionnelles dans la gestion du temps et des compétences organisationnelles;
  • De bonnes habiletés interpersonnelles, incluant la courtoisie en général en répondant aux téléphones, en accueillant les gens et en les dirigeant;
  • Un haut niveau de professionnalisme et capable de maintenir la confidentialité en tout temps;
  • La capacité de fonctionner dans un environnement informatisés, incluant des compétences avec la Suite Microsoft Office : Excel, Word et PowerPoint;
  • La capacité de fonctionner avec une diversité d’outils numériques pour la gestion de projets, le stockage et le partage de fichiers, les réunions (audio/visuel), les appels par téléconférence;
  • D’excellentes compétences dactylographiques, ainsi que la capacité de faire office de secrétaire pendant les réunions et en rédiger les procès-verbaux;
  • La capacité de se déplacer vers des lieux de travail non accessibles en transport en commun.

Si cela vous ressemble, veuillez envoyer votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation par courriel, pour examen confidentiel.

Thunderbird Partnership Foundation (NNAPF)
22361 Austin Line, Bothwell ON N0P 1C0
Courriel : [email protected]

Clôture : Les candidatures seront acceptées jusqu’à ce que le poste soit comblé.

La Thunderbird Partnership Foundation valorise l’importance de la diversité et la dignité dans le milieu de travail et s’engage à élaborer un processus de recrutement inclusif et sans obstacle dans ses processus de sélection et ses milieux de travail. Si vous avez besoin d’accommodements au cours du processus de recrutement et de sélection, veuillez nous en faire part. Nous remercions tous les candidats et candidates pour leur intérêt; toutefois, nous communiquerons seulement avec ceux et celles qui auront été sélectionnés/es aux fins d’entrevue.

Pour obtenir une description détaillée du poste, veuillez communiquer avec : Annette Howlett à [email protected]

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