Administrative Assistant

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Administrative Assistant

Job Information
Author pmnationtalk
Date September 3, 2021
Deadline September 22, 2021
Type Full Time
Company Thunderbird Partnership Foundation
Location Bothwell, ON
Category Administrative Services
Client Thunderbird Partnership Foundation
Contact Information
[email protected]

Administrative Assistant

Policy and Partnerships 
Permanent Full Time

Are you an experienced Administrative Assistant who is looking to build on your strong track record of effective departmental operations and administration, with an opportunity to make a real difference in the lives of Indigenous people within a strengths-based focused environment?

If so, let’s talk!

Organization Description

Thunderbird Partnership Foundation is a national non-profit organization serving First Nations in mental wellness. Our mandate is set by three frameworks:

  1. Honouring Our Strengths: A Renewed Framework to Address Substance Use Issues Among First Nations in Canada
  2. Indigenous Wellness Framework
  3. First Nations Mental Wellness Continuum

Our core stakeholders are First Nations communities and the network of First Nations adult and youth treatment centres. To support our mandate, Thunderbird has two office locations, one based in a First Nations community in southwestern Ontario, and the other in the city of London, Ontario. This position is based out of the Delaware Nation office, near the village of Bothwell but is currently remote work due to COVID-19.

Your opportunity:

  • As a Thunderbird Partnership Foundation Administrative Assistant you will be responsible to support the effective operation and administrative needs of the Chief Executive Officer and Board of Directors within a fast paced First Nations organization. You will also provide administrative support services for the Policy and Partnerships team.
  • You will join a team similar to yourself, dedicated to performing work that has real value and meaning in the lives of others.
  • You will apply your experience, skills, talents, and passion for the benefit of others while learning from the expertise of your wellness focused team.
  • You will enjoy the satisfaction that comes from knowing that your work is much more than just a job.
  • You will work with staff who are kind, supportive, encouraging and caring.

As the Thunderbird Partnership Foundation Administrative Assistant you will:

  • Assist with the efficient operation of administrative duties which includes completing a variety of tasks involving the knowledge of office protocol and an understanding of the organization, programs, and services related to the work of Thunderbird Partnership Foundation.
  • Support organizational communication, information management and coordination, event and project management, operational support, and data entry.

Job Requirements:

Four year Degree and at least one year of administration experience
Or
Business Administration Diploma and two years of relevant experience

  • Knowledge of a First Nations language and culture is a definite asset
  • Excellent communications skills, both verbal and written
  • Able to function in a computerized environment with a proficiency in Microsoft Office including Excel, Word and PowerPoint
  • Must be able to work with a variety of digital tools for project management, files storage and sharing, meetings (audio/visual), teleconference calls
  • Excellent typing skills as well as an ability to take minutes and transcribe meetings
  • Good interpersonal skills that include general courtesy in answering telephones, greeting visitors, and directing people
  • High level of professionalism and able to maintain confidentiality at all times
  • Must be very organized and be able to multi-task while maintaining efficiency and accuracy
  • Able to attend work locations not accessible by public transit

If this sounds like the right fit for you, please email your resume and cover letter for confidential consideration.

Thunderbird Partnership Foundation (NNAPF)
22361 Austin Line
Bothwell, ON N0P 1C0
Email: [email protected]

Closing date is September 22, 2021.

We value the importance of diversity and dignity in the workplace and are committed to developing inclusive, barrier-free recruitment and selection processes and work environments. If you require accommodation during the recruitment and selection process, please let us know. We thank all applicants for their interest; however, only those candidates who are selected for an interview will be contacted.

To request a full job description, please contact: Annette Howlett at [email protected]


Adjoint/e administratif/ve

Permanent à plein temps

Vous voulez ajouter à vos antécédents déjà solides en tant qu’adjoint/e administratif/ve tout en saisissant l’opportunité de faire une réelle différence dans la vie d’Autochtones dans un environnement axé sur les forces?

Si oui, parlons-en!

Description de l’organisation

La Thunderbird Partnership Foundation est un organisation sans but lucratif offrant aux Premières Nations des services en mieux-être mental. Voici les trois éléments encadrant notre mandat :

  1. Honorer nos forces : Cadre renouvelé du programme de lutte contre les toxicomanies chez les Premières Nations du Canada
  2. Cadre du mieux-être autochtone
  3. Cadre du continuum du mieux-être mental des Premières Nations

Nos parties prenantes principales sont des communautés autochtones, ainsi que le réseau des centres de traitement Premières Nations pour les adultes et la jeunesse. Pour appuyer notre mandat, Thunderbird a deux bureaux, l’un situé dans une communauté Première Nation au sud-ouest de l’Ontario, et l’autre dans la ville de London, Ontario. Ce poste se situe au bureau de la nation Delaware, près du village de Bothwell; toutefois, le travail s’effectue à distance présentement en raison de la COVID-19.

Une occasion pour vous :

  • Comme adjoint/e administratif/ve de la Thunderbird Partnership Foundation, vous serez chargé/e de soutenir les besoins effectifs opérationnels et administratifs de la directrice générale et du conseil d’administration au sein d’un organisme dynamique Premières Nations. Vous assurerez également des services de soutien administratifs pour l’équipe des Politiques et partenariats.
  • Vous travaillerez en équipe avec d’autres qui, comme vous, se dévouent à un travail de réelles valeur et importance dans la vie d’autrui.
  • Vous appliquerez votre expérience, vos compétences, vos talents et votre passion au bénéfice des autres, tout en apprenant de l’expertise de votre équipe axée sur le mieux-être.
  • Vous apprécierez la satisfaction de savoir que votre travail est beaucoup plus qu’un simple emploi.
  • Vous travaillerez auprès d’un personnel courtois, coopératif, encourageant et attentionné.

Comme assistant/e administratif/ve pour la Thunderbird Partnership Foundation :

  • Vous contribuerez à l’opération efficace de tâches administratives, certaines d’entre elles impliquant une connaissance du protocole du bureau et une connaissance de l’organisation, des programmes et des services de la Thunderbird Partnership Foundation.
  • Vous apporterez votre soutien à la communication organisationnelle, à la gestion et la coordination de l’information, à la gestion d’évènements et de projets, aux opérations et à la saisie de données.

Exigences du travail :
Un diplôme de baccalauréat de 4 ans et au moins une année d’expérience en administration
OU
Un diplôme en administration des affaires et deux ans d’expérience pertinente

  • Une connaissance d’une langue et d’une culture autochtones constitue définitivement un atout
  • Excellentes habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • La capacité de fonctionner dans un environnement informatisé, incluant des compétences avec la Suite Microsoft Office : Excel, Word et PowerPoint
  • La capacité de fonctionner avec une diversité d’outils numériques pour la gestion de projets, le stockage et le partage de fichiers, les réunions (audio/visuel), les appels par téléconférence
  • D’excellentes compétences dactylographiques, ainsi que la capacité de faire office de secrétaire pendant les réunions et en rédiger les procès-verbaux
  • De bonnes habiletés interpersonnelles, incluant la courtoisie en général en répondant aux téléphones, en accueillant les gens et en les dirigeant
  • Un haut niveau de professionnalisme et capable de maintenir la confidentialité en tout temps
  • Doit être très organisé et en mesure de travailler dans un environnement multi-tâches tout en maintenant l’efficacité et la précision
  • Capacité de se rendre à des lieux de travail qui sont inaccessibles par voie de transport public.

Si cela vous ressemble, veuillez envoyer votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation par courriel, pour examen confidentiel.

Thunderbird Partnership Foundation (NNAPF)
22361 Austin Line
Bothwell, ON N0P 1C0
Courriel : [email protected]

Date limite : le 22 septembre 2021.

Nous accordons de l’importance à la diversité et la dignité en milieu de travail et sommes engagés envers le développement de milieux de travail et de processus de sélection et de recrutement inclusifs et exempts d’obstacles.

Si vous avez besoin d’accommodements au cours du processus de recrutement et de sélection, veuillez nous en faire part. Nous remercions tous les candidats et candidates pour leur intérêt; toutefois, nous communiquerons seulement avec ceux et celles qui auront été sélectionnés/es aux fins d’entrevue.

Pour obtenir une description détaillée du poste, veuillez communiquer avec : Annette Howlett à [email protected]

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