Business Development Assistant

Business Development Assistant

Job Information
Author alnationtalk
Date June 3, 2022
Deadline July 08, 2022
Type Full Time
Company First Nation Finance Authority
Location Westbank, BC
Category Business / Management
Client First Nations Finance Authority
Contact Information
[email protected]

EMPLOYMENT OPPORTUNITY
First Nations Finance Authority 

Business Development Assistant
Competition No. 2022-BD-03
Internal/External

Organization:
The First Nations Finance Authority (FNFA) is a national non-profit organization that provides financing, investment, and advisory services to First Nations Governments across Canada for economic development, social development, and other capital projects.  www.fnfa.ca

Summary:
The Business Development (BD) Assistant takes guidance and direction from the Director of Business Development. The incumbent shall provide support services to facilitate the efficient operation of the Business Development department. This includes clerical, data entry, administrative and other functions requested by the Director. The incumbent provides assistance to the Director to make inquiries on small projects and to handle them from start to finish. At times, there may be travel required.

Role responsibilities include but are not limited to:

  1. Supports the departmental workplan in business development activities to promote the services of the FNFA to First Nations.
  2. Conducts research and makes recommendations to the Director on marketing materials and designs/layouts of promotional items.
  3. Assists in the managing of the Client Relations Management (CRM) database.
  4. Assists with the coordination of special events, meetings, travel, accommodations for Business Development, invitations, catering, reservations, registrations, purchasing gifts or promotional items, subject to COO approval and other staff if required.
  5. Coordinates marketing mailouts and couriering of items for the department.
  6. Prepares emails to communicate with FNFA staff members and in response to general BD inquiries.
  7. Monitors and assists with incoming departmental email; reviews, evaluates, and distributes correspondence requiring priority attention.
  8. Liaises with vendors and service providers to ensure the efficient and cost-effective acquisition of purchases i.e. office supplies, and oversees warranties and service.
  9. Scans and files documents (electronically and hardcopies).
  10. Enters and maintains data using spreadsheets, PPTs, CRM, documents, and lists.
  11. Keeps track of departmental expenses using spreadsheets.
  12. Assists with the preparation of documents such as service contracts, PPTs, and communication materials as required.
  13. Coordinates signing of documents and Band Council Resolutions (BCRs) through online signature tool as required.
  14. Maintains office supplies and inventories when required.
  15. Organizes and maintains department files.
  16. Takes meeting notes and follows up on actions items within the department.
  17. Follows up with sponsorship requests with the appropriate department.
  18. Provides administrative support to others when requested by department Directors, and communicates these tasks to the Director of Business Development.

Who Can Apply:
Qualified persons of Indigenous ancestry will be given preference, therefore, please self-identify in your cover letter.  Applicants must possess:

  • Post-secondary graduate (college or university) in Business Administration, Business Development, Economic Development, Marketing, Office Administration, Project Management, or a similar field with 2 to 3 years of experience supporting management (or equivalent combination of education and experience.)
  • Understanding and awareness of FNFA services, policies, procedures, rules, and regulations and the ability to apply this knowledge in the performance of administrative support tasks.
  • Excellent oral and written communication skills and ability to communicate with all levels within the organization.
  • Tactful with handling sensitive and confidential matters.
  • Proven time management skills, multi-tasking skills, and the ability to prioritize tasks with minimal supervision.
  • Professional, responsive, and positive work attitude is essential.
  • Resourcefulness and flexibility.
  • Excellent attention to detail and strong ability to produce high quality presentations.
  • Strong creative ability.
  • Knowledge of supplies, equipment, and/or services ordering, as well as inventory control of these items.
  • General mathematical and budgeting skills.
  • Able to maintain filing systems and basic databases.
  • Meticulous records maintenance skills.
  • Strong telephone manners and strong interpersonal skills.
  • Strong customer service orientation.
  • Strong computer skills Microsoft Office Suite programs, i.e. Word, excel, PowerPoint (WordPress is considered an asset).
  • English is the working language, however, the ability to work in French or a First Nation language(s) is an asset.

Other Job Requirements:
FNFA requires proof of COVID-19 vaccination as a condition of employment.

Compensation:
We offer a competitive compensation package within our internal salary grid.

Location:
The head office is in Westbank BC. The successful candidate will work remotely within the National Capital Region. Remote working from another location may be considered.

Duration:
Permanent full-time position.

Application process:
Please email your resume and cover letter with 3 work-related references to: [email protected]
We thank all applicants for their interest, however, only those candidates selected for interviews will be contacted. FNFA may cancel, postpone, or revise employment opportunities at anytime.

Deadline date:
Friday, July 8, 2022 by 3:00 p.m. (PT)

OPPORTUNITÉ D’EMPLOI
FNFA 

L’adjoint au développement des affaires
Concours n ° 2022-BD-03
Interne/Externe

Organisme :
La FNFA est un organisme national sans but lucratif qui fournit des services de financement, d’investissement et de conseil aux gouvernements des Premières Nations à travers le Canada pour le développement économique, le développement social ainsi que d’autres projets d’immo-bilisations. www.fnfa.ca

Résumé :
L’adjoint au développement des affaires est guidé et dirigé par le directeur du développement des affaires. Le titulaire fournira des services de soutien pour faciliter le fonctionnement efficace du service de développement des affaires. Cela comprend les fonctions de bureau, de saisie de données, d’administration et autres requises par le directeur. Le titulaire fournit une assistance au directeur à faire des enquêtes sur de petits projets et les gérer du début à la fin. Parfois, des déplacements peuvent être nécessaires.

Les responsabilités comprennent, mais sans s’y limiter :

  1. Appuie le plan de travail du bureau dans les activités de développement des affaires afin de promouvoir les services de la FNFA auprès des Premières Nations.
  2. Effectue des recherches et fais des recommandations au directeur sur le matériel de marketing et la conception et la mise en page des articles promotionnels.
  3. Aide à la gestion de la base de données de gestion des relations avec la clientèle.
  4. Aide à la coordination des événements spéciaux, des réunions, des voyages, de l’hébergement pour le développement des affaires, des invitations, de la restauration, des réservations, des inscriptions, de l’achat de cadeaux ou d’articles promotionnels, sous réserve de l’approbation du chef de l’exploitation et d’autres membres du personnel si nécessaire.
  5. Coordonne les envois postaux de la campagne marketing et la messagerie des articles pour le département.
  6. Prépare les courriels afin de communiquer avec les membres du personnel de la FNFA et en réponse aux demandes générales de développement des affaires.
  7. Surveille et aide avec les courriels entrants du service ; examine, évalue et distribue la correspondance nécessitant une attention prioritaire.
  8. Assure la liaison avec les fournisseurs et les fournisseurs de services pour assurer l’acquisition efficace et rentable des achats, c’est-à-dire les fournitures de bureau, et surveiller les garanties et le service.
  9. Numérise et classe les documents (électroniquement et sur papier).
  10. Saisis et gère les données à l’aide de feuilles de calcul, de PPT, de gestion des relations avec la clientèle, de documents et de listes.
  11. Assure le suivi des dépenses du service à l’aide de feuilles de calculs.
  12. Aide à la préparation de documents tels que les contrats de service, les PPT et les supports de communication, au besoin.
  13. Coordonne la signature des documents et des résolutions du conseil de bande (RCB) au moyen de l’outil de signature en ligne, au besoin.
  14. Tiens à jour la liste des fournitures de bureau et les inventaires au besoin.
  15. Organise et tiens à jour les dossiers du service.
  16. Prends des notes de réunion et assure le suivi des points d’action au sein du département.
  17. Faire le suivi des demandes de parrainage auprès du service approprié.
  18. Fournis un soutien administratif aux autres à la demande des directeurs de département et communique ces tâches au directeur du développement des affaires.

Qui est visé :

Les personnes qualifiées d’ascendance autochtone seront privilégiées. Veuillez donc le spécifier dans votre lettre de motivation. Les candidats doivent posséder :

  • Diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires, en développement des affaires, en développement économique, en marketing, en administration de bureau, en gestion de projet ou dans un domaine similaire avec 2 à 3 ans d’expérience en gestion (ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience).
  • Compréhension et connaissance des services, politiques, procédures, règles et règlements de la FNFA et capacité d’appliquer ces connaissances dans l’exécution des tâches de soutien administratif.
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite et capacité à communiquer avec tous les niveaux de l’organisation.
  • Tact dans le traitement des affaires sensibles et confidentielles.
  • Compétences éprouvées en gestion du temps, compétences multitâches et capacité à hiérarchiser les tâches avec un minimum de supervision.
  • Une attitude de travail professionnelle, réactive et positive est essentielle.
  • Ingéniosité et flexibilité.
  • Excellent souci du détail et forte capacité à produire des présentations de haute qualité.
  • Forte capacité créative.
  • Connaissance des commandes de fournitures, d’équipements et/ou de services, ainsi que du contrôle des stocks de ces articles.
  • Compétences générales en mathématiques et en budgétisation.
  • Capable de maintenir des systèmes de classement et des bases de données de base.
  • Compétences méticuleuses en matière d’entretien des dossiers.
  • Excellentes manières au téléphone et solides compétences interpersonnelles.
  • Forte orientation vers le service à la clientèle.
  • Solides compétences en informatique des programmes de la suite Microsoft Office, c’est-à-dire Word, Excel, PowerPoint (WordPress est considéré comme un atout).
  • L’anglais est la langue de travail, cependant, la capacité de travailler en français ou dans une ou plusieurs langues des Premières Nations est un atout.

Autres exigences de l’emploi :
La FNFA exige la preuve de la vaccination COVID-19 comme condition d’emploi.

Rémunération :
Nous offrons un régime de rémunération concurrentiel selon notre grille salariale interne.

Lieu :
Le siège social est situé à Westbank en Colombie-Britannique.  Il est possible de travailler à distance pour ce poste.

Durée:
Poste permanent à temps plein.

Processus pour postuler:
Veuillez envoyer votre curriculum vitae et lettre de motivation avec 3 références professionnelles à : [email protected]. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, cependant, seuls les candidats sélectionnés pour les entrevues seront contactés. La FNFA peut annuler, reporter ou réviser les possibilités d’emploi à tout moment.

Date limite :
Vendredi, 8 juilet 2022 à 15 h (HP)

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