CRM Database Administrator

CRM Database Administrator

Job Information
Author pmnationtalk
Date November 1, 2021
Type Full Time
Company Mental Health Commission of Canada
Location Ottawa, ON
Category Information Technology
Client Mental Health Commission of Canada
Contact Information
[email protected]

CRM Database Administrator

Reports to: Director, Finance and Corporate Services

Department: Corporate Services

Status: Full Time, Permanent

Position Location: Ottawa, Ontario

Application Deadline:   November 7, 2021 (Interviews may take place prior to application deadline)

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

The Mental Health Commission of Canada is a non-profit organization created to focus national attention on mental health issues and to work to improve the health and social outcomes of people living with mental illness.

The Commission is seen as a leader nationally and internationally in several areas. Building upon the work done to date, the core mandate, and the unique position of the Commission, and guided by Changing Directions Changing Lives: The Mental Health Strategy for Canada, the Commission will focus in the areas of, substance use, suicide prevention, population based initiatives, and engagement. This prioritization will enable the Commission to be successful in meeting its mandate, staying focused, and having a measurable impact for those living with mental illness and their families and caregivers.

The Mental Health Commission’s head office is located in Ottawa, Ontario

POSITION OVERVIEW

Reporting to the Director of Finance & Corporate Services, the CRM Database Administrator will play a significant role in the re-creation and evolution of the Commission’s CRM Database, and related systems and processes. This position will be responsible for the ongoing maintenance of Salesforce, training, and effective build and implementation of new processes, systems and add-on software.

They will provide critical support for the Commission’s relationship efforts by ensuring effective management of information on all of the Commission’s key stakeholders and contracts within Salesforce and by developing accurate and efficient reporting that transforms data into meaningful information to assist the departments in their project work and business objectives.

The CRM Database Administrator will support the Director and departments in creating a results-oriented team environment where vision and key strategies are integrated with daily activities, where strong relationships and high productivity are prioritized, and where policy and procedures are consistently implemented.

This position is based in Ottawa, Ontario.

DUTIES & RESPONSIBILITIES

  • Ongoing Salesforce administration including:
    • New user set up, deactivation and transfer ownership of accounts, opportunities, etc.
    • Manage security settings, including roles, profiles, sharing settings, permissions, integrations, configuration, imports, reports, dashboards, optimization and back-ups.
    • Execute creation and configuration changes for objects, fields, page layouts, etc.
    • Perform data imports, updates, etc. using import tools
    • Set up flows, rules, and business processes to assist in automation of processes, notifications, and updates.
    • Perform data audits to identify data integrity issues, identify/manage duplicates
  • Develop and perform regular/timely database maintenance to ensure data integrity
    • Manage Salesforce integrations and installed packages
  • Manage, perform, and implement Salesforce related projects (processes, systems, add-ons, etc.), including sandbox/pre-production setup, testing, and migration to production environments, to support business units and related activities.
  • Evaluate current processes and provide recommendations for process improvements using Salesforce.
  • Facilitate meetings, gather user requirements, map workflows and develop system documentation for processes and procedures.
  • Liaise with third parties and resources on issues related to Salesforce, integrations, or add-on/installed packages
  • Create and maintain documents of policies, processes and procedures related to Salesforce.
  • Plan and deliver Salesforce training to end users and super-users (if applicable).
  • Develop and generate reports and dashboards.
  • Support end users and super-users, respond to tickets and requests.
  • Other duties as assigned.

Specific Accountabilities – Technical:

  • Liaise with the Commission’s information technology team to ensure optimal performance of Salesforce.
  • Act as main point of contact with the Salesforce vendor; and arrange any additions/revisions to the Salesforce contract.
  • Provide leadership for leveraging, aligning and sharing information between Salesforce and the Commission’s other technology applications including, but not limited, to mass marketing email, mass distribution tool, Outlook integration, and survey tool.
  • Support the goal of increased overall efficiency in our processes and information sharing, as well as making information available for strategic management decisions throughout the organization.
  • Provide guidance, support, and implementation of the deployment of future add-on applications within Salesforce as determined by business needs.

SKILLS AND EXPERIENCE

  • Formal Salesforce training and experience
  • Database management experience with extreme attention to detail is required
  • Excellent technical skills (Microsoft Office products, and new technologies) essential
  • Technical knowledge of SharePoint, an asset
  • The ability to develop custom reports using a variety of reporting tools is preferred.
  • The ability to understand CRM and data structures and the use of CRM and data warehouse environments is an asset.
  • Highly productive, energetic and goal-oriented, with exceptional drive and initiative.
  • Highly professional and personable, comfortable interacting with staff at all levels of the organization.
  • Practice innovative and flexible approach and able to work independently in a collaborative environment.
  • Strong strategic thinking, planning, organizational and time management skills.
  • Good leadership and communication skills are required, as is the ability to motivate others through vision and influence.
  • Experience conducting training, an asset

QUALIFICATIONS

  • Post-secondary degree or diploma from a recognized Canadian educational institution
  • Three to five years progressive experience using a CRM system, such as Salesforce
  • Salesforce Certified Administrator (ADM-201) certificate required; proof of working toward the ADM-201 certificate may be considered.
  • Other Salesforce CRM certifications, an asset

COMPETENCIES

  • Values and Ethics
  • Respectful of Diversity
  • Continuous Learning
  • Results Management
  • Teamwork and Cooperation
  • Oral/Written Communication
  • Health, Safety and Wellness (Physical and Psychological)

See Commission Competency Framework – Employee Level, Organizational and Core for details.

PHYSICAL/COGNITIVE DEMANDS

  • Moderate periods of time spent in meeting type settings
  • Extended visual requirements (5 plus hours) due to computer related work
  • Extended periods of time spent in sitting position (computer work, meetings etc. 5 plus hours)
  • Moderate requirement for multi-tasking and effectively dividing attention to numerous duties and responsibilities
  • Moderate to high degree of concentration required
  • Highly attentive to details
  • Low level exposure to extended travel requirements (up to 10% and greater at times) and extension of workday beyond 7.5 hours
  • High analytical and interpretive requirements
  • Must be comfortable working in open space and virtual environments
  • Must be able to work effectively from home temporarily or as needed; including the availability of reliable internet and working environment (desk, chair etc.); please note that the Commission does not reimburse for internet, utilities or other home office type expenses including desks, chairs etc.

PSYCHOLOGICAL DEMANDS

  • Moderate level of multi-tasking.
  • Moderate level exposure to stress resulting from complex interactions, stakeholder relations, and output requirements.
  • Moderate level requirement to maintain concentration for extended periods of time to maximize stakeholder engagement, perform situational strategic analysis and interpretation of data and minimize errors.
  • Capacity to effectively organize and prioritize own work.
  • Moderate to high degree of emotional intelligence required to develop and maintain good relationships, communicate clearly, influence and inspire others, work well in a team, and manage conflict.
  • Responsive to possible rapid changes in priorities.
  • Adaptable to change (organizational and environmental).
  • Performance goals and objectives are established yearly and regularly reviewed.

The Mental Health Commission of Canada is committed to diversity in the workplace and workplace well-being. As such, applications from individuals from diverse backgrounds such as; First Nations, Inuit, and Métis, members of a visible minority group and those with lived experience of mental health problems or illnesses are welcomed and encouraged.

The Mental Health Commission of Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

Accessible formats and communication supports for applicants are available upon request by contacting Human Resources at [email protected].

While working remotely, the Commission will not be responsible to reimburse any internet charges, or other home office expenses, including utilities or other furniture/equipment, in order to be able to work from home

Please apply for this position on our website at: http://www.mentalhealthcommission.ca/English/about/careers

While we appreciate all applications, only those selected will be contacted for an interview.


Administrateur ou administratrice de la base de données CRM

Supérieur hiérarchique : Directeur, Finances et services corporatifs

Service : Services corporatifs

Statut d’emploi : Poste permanent à temps plein

Emplacement :  Ottawa (Ontario)

Date limite de présentation des candidatures :  7 novembre 2021 (Des entrevues pourraient avoir lieu avant la                                                                                        date limite de présentation des candidatures)

APERÇU DE L’ORGANISATION

La Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) est une organisation à but non lucratif créée en vue de sensibiliser les Canadiens aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec un problème de santé mentale.

La CSMC est reconnue comme chef de file dans plusieurs domaines, autant à l’échelle nationale qu’internationale. Misant sur le travail accompli à ce jour, son mandat central et sa position unique, et s’inspirant de Changer les orientations, changer des vies : Stratégie en matière de santé mentale pour le Canada, la CSMC concentrera ses efforts sur la consommation de substances, la prévention du suicide, les initiatives axées sur les populations et la mobilisation. Ces pôles prioritaires permettront à la CSMC de réaliser son mandat, de garder le cap et d’avoir un impact mesurable pour les personnes aux prises avec la maladie mentale ainsi que leurs familles et leurs fournisseurs de soins.

Le siège social de la CSMC se trouve à Ottawa, en Ontario.

APERÇU DU POSTE

Relevant du directeur, Finances et services corporatifs, l’administrateur de la base de données CRM jouera un rôle de premier plan dans la recréation et le maintien de la base de données CRM ainsi que des systèmes et des processus connexes de la CSMC. Il sera responsable du maintien continu de Salesforce, des formations sur le sujet ainsi que de l’élaboration et de la mise en œuvre efficaces de nouveaux processus, systèmes et logiciels d’extension.

Il devra fournir un soutien essentiel dans les efforts investis par la CSMC dans ses relations, en assurant une gestion efficace de l’information sur tous les principaux partenaires et contacts de la CSMC dans Salesforce et en produisant des rapports exacts et efficaces transformant les données en renseignements pertinents pouvant aider les différents départements dans la réalisation de leurs travaux et de leurs objectifs organisationnels.

L’administrateur de base de données CRM devra soutenir le directeur et les différents départements dans la création d’un environnement d’équipe axé sur les résultats, où la vision et les principales stratégies sont intégrées aux activités quotidiennes, où des relations solides et une forte productivité sont élevées au rang de priorités et où les politiques et les procédures sont mises en œuvre de façon systématique.

Ce poste est basé à Ottawa, en Ontario.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • Administration continue de Salesforce, incluant :
    • Créer des comptes pour les nouveaux utilisateurs, désactiver et transférer la propriété de comptes, poursuivre des occasions, etc.
    • Gérer les paramètres de sécurité, y compris les rôles, les profils, le partage de paramètres, les permissions, l’intégration, la configuration, les importations, les rapports, les tableaux de bord, l’optimisation et les copies de sauvegarde.
    • Apporter des changements sur le plan de la création et de la configuration aux objets, aux champs, à la mise en page, etc.
    • Effectuer des importations de données, des mises à jour, etc. au moyen d’outils d’importation.
    • Mettre en place des flux, des règles et des processus organisationnels afin de favoriser l’automatisation des processus, des notifications et des mises à jour.
    • Réaliser des audits des données afin de repérer des problèmes d’intégrité des données et de repérer et gérer les doublons.
  • Élaborer une procédure de maintenance de la base de données et effectuer celle-ci de manière régulière et opportune afin d’assurer l’intégrité des données.
    • Gérer les intégrations Salesforce et les paquets installés.
  • Gérer, réaliser et mettre en œuvre des projets liés à Salesforce (processus, systèmes, extensions, etc.), y compris la configuration des bacs à sable et de la préproduction, les tests et la migration vers des environnements de production en vue de soutenir les unités organisationnelles et les activités connexes.
  • Évaluer les processus actuels et formuler des recommandations pour l’amélioration des processus au moyen de Salesforce.
  • Animer des réunions, recueillir les exigences des utilisateurs, cerner les flux de travail et élaborer de la documentation de système sur les processus et les procédures.
  • Assurer la liaison avec les tierces parties et ressources en ce qui concerne Salesforce, les intégrations et les paquets complémentaires/installés.
  • Créer et conserver des documents contenant les politiques, processus et procédures relatifs à Salesforce.
  • Planifier et donner des formations sur Salesforce à des utilisateurs finaux et à des grands utilisateurs (le cas échéant).
  • Élaborer et générer des rapports et des tableaux de bord.
  • Venir en aide aux utilisateurs finaux et aux grands utilisateurs, répondre aux tickets et aux demandes.
  • Effectuer les autres tâches demandées.

Responsabilités particulières (techniques) :

  • Assurer la liaison avec l’équipe responsable des technologies de l’information de la CSMC afin d’assurer le rendement optimal de Salesforce.
  • Agir comme principale personne-ressource auprès du fournisseur Salesforce et régler tous les ajouts et modifications au contrat avec Salesforce.
  • Fournir du leadership pour mettre à profit, aligner et mettre en commun l’information dans Salesforce et les autres applications technologiques de la CSMC, comme les courriels de marketing de masse, les listes de diffusion, l’intégration d’Outlook et l’outil de sondage, entre autres.
  • Soutenir l’objectif d’accroître l’efficacité globale des processus et du partage d’information de la CSMC et rendre l’information disponible pour la prise de décisions de gestion stratégique à l’échelle de l’organisation.
  • Offrir de l’orientation et du soutien pour le déploiement de futures applications d’extension dans Salesforce et participer à la mise en œuvre de celles-ci, selon les besoins organisationnels.

APTITUDES ET EXPÉRIENCE

  • Formation formelle et expérience relatives à Salesforce
  • Expérience de la gestion de bases de données et attention rigoureuse aux détails, requise
  • Compétences techniques avancées (produits Microsoft Office et nouvelles technologies) essentielles.
  • Connaissance technique de SharePoint, un atout.
  • Capacité à produire des rapports personnalisés au moyen d’une gamme d’outils, préférable.
  • Capacité à comprendre les systèmes de CRM et les structures de données ainsi que l’utilisation de solutions de CRM et d’environnements de stockage de données, un atout.
  • Hautement productif, énergique et axé sur les objectifs, avec un dynamisme et un sens de l’initiative exceptionnel.
  • Hautement professionnel et accessible, à l’aise dans ses interactions avec le personnel à tous les niveaux de l’organisation.
  • Approche novatrice et flexible et capacité à travailler de façon autonome dans un environnement collaboratif.
  • Fortes compétences en matière de réflexion stratégique, de planification et de gestion de l’organisation et du temps.
  • Bonnes compétences en matière de leadership et de communication requises, tout comme la capacité à motiver d’autres personnes à l’aide de sa vision et de son influence.
  • Expérience à donner des formations, un atout.

QUALIFICATIONS

  • Diplôme d’études postsecondaires ou diplôme d’un établissement d’enseignement canadien reconnu
  • Trois à cinq ans d’expérience progressive avec un système CRM comme Salesforce
  • Certificat d’administrateur certifié Salesforce (ADM-201) requis; une preuve de processus en vue de l’obtention du certificat ADM-201 peut être acceptée
  • Autres certifications Salesforce CRM, un atout

COMPÉTENCES

  • Valeurs et éthique
  • Respect de la diversité
  • Apprentissage continu
  • Gestion des résultats
  • Travail d’équipe et coopération
  • Communication orale et écrite
  • Santé, sécurité et bien-être (physique et psychologique)

Consulter le cadre des compétences de la Commission – Niveau d’emploi organisation et compétences de base pour plus de détails.

EXIGENCES PHYSIQUES ET COGNITIVES

  • Temps moyen consacré aux réunions;
  • Exigences visuelles soutenues (5 heures et plus) en raison du travail à l’ordinateur;
  • Périodes prolongées passées en position assise (travail à l’ordinateur, réunions, etc., 5 heures et plus);
  • Exigence moyenne quant à la capacité de réaliser plusieurs tâches simultanément et de répartir son attention entre plusieurs tâches et responsabilités;
  • Niveau modéré à élevé de concentration exigé;
  • Grand souci du détail;
  • Faibles exigences de déplacements (jusqu’à 10 % du temps, parfois plus) et de prolonger la journée de travail au-delà de 7,5 heures;
  • Exigences élevées en matière d’analyse et d’interprétation;
  • Doit être en mesure de travailler de manière virtuelle et dans un milieu à aires ouvertes
  • Doit être en mesure de travailler de la maison de façon temporaire ou au besoin; cela inclut une connexion fiable à Internet et un environnement de travail (bureau, chaise, etc.). Veuillez noter que la CSMC ne remboursera aucune dépense liée à la connexion Internet, aux fournitures et au télétravail, incluant le mobilier.

EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES

  • Niveau moyen d’accomplissement de multiples tâches simultanément.
  • Exposition moyenne à élevée au stress découlant d’interactions complexes, des relations avec les partenaires et des exigences en matière de rendement.
  • Exigence modérée de maintien de la concentration pendant des périodes prolongées afin de maximiser la mobilisation des intervenants, d’effectuer une analyse stratégique de situations, d’interpréter des données et de réduire les erreurs.
  • Capacité d’organiser efficacement son travail et d’établir ses priorités.
  • Intelligence émotionnelle de niveau moyen à élevé nécessaire pour développer et maintenir de bonnes relations, communiquer efficacement, influencer et inspirer les autres, bien travailler en équipe, et bien gérer les conflits.
  • Capacité d’adaptation aux priorités qui peuvent changer rapidement.
  • Capacité d’adaptation au changement (organisationnel et environnemental).
  • Les buts et les objectifs de rendement sont établis une fois l’an et revus régulièrement.

La Commission de la santé mentale du Canada est déterminée à créer un milieu de travail diversifié qui favorise le bien-être. En ce sens, elle invite expressément les gens d’origines diverses, notamment les membres des Premières Nations, les Inuits et les Métis, les membres des minorités visibles ainsi que les personnes ayant des antécédents de maladies ou de problèmes associés à la santé mentale, à présenter leur candidature.

La Commission de la santé mentale du Canada encourage également les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont disponibles lors de toutes les étapes du processus de sélection pour les candidats qui en font la demande.

Des formats et des supports de communication accessibles sont offerts aux candidats qui en font la demande par courriel aux ressources humaines à l’adresse suivante : [email protected].

En période de télétravail, la Commission ne sera pas responsable de rembourser les coûts de connexion Internet et autres dépenses liées au travail à domicile, incluant les fournitures, le mobilier et l’équipement requis pour travailler à partir de la maison.

Présentez une demande d’emploi pour ce poste sur notre site Web à l’adresse : http://www.mentalhealthcommission.ca/Francais/la-commission/recrutement

Nous remercions tous ceux qui poseront leur candidature; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.

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