Title: Payroll Administrator
Location: Ottawa, Ontario, Canada
Type of Contract: Temporary Full Time
Salary Band: $47,860 – $59,825 /year

The Canadian Red Cross, part of the world’s largest humanitarian network, is hiring a Payroll Administrator.

Do you have a passion for helping others and want to work with other dedicated individuals? Find out if this role is for you now.

We help people and communities in Canada and around the world in times of need and support them in strengthening their resilience. We are committed to having an accessible, diverse, and inclusive work environment where people with all abilities, ethnicities, gender identities and expressions, nationalities, religions, and sexual orientations can reach their full potential. We encourage all qualified persons particularly Indigenous peoples, persons with disabilities, ethnic minorities, visible minorities, women, veterans, and others who share our values and contribute to fostering an inclusive and diverse workplace to apply.

As a Payroll Administrator, you will:

• Process bi-weekly payroll and special payroll for hourly and salaried employees
• Process departmental time sheets and data imports on a daily and weekly basis
• Respond to employee, manager and HR staff enquiries regarding benefits, collective agreements, timekeeping and escalations
• Verify, maintains and organizes all payroll information and documentation (i.e. new hires, deductions, salary changes, leave processing, contributions, and terminations)
• Data entry into HRIS and payroll systems
• Prepare payroll deduction remittances for bargaining units, business partners and providers
• Process payments, pay corrections, retros, and historical adjustments
• Compile statistical and period-end reports, statements, and summaries related to pay and benefits accounts, and reconciling payroll liability accounts
• Process employee changes, system terminations and Records of Employment
• Process severance pay and retiring allowances
• Maintain information integrity within HRIS and Payroll systems and ensuring accuracy
• Assist in the preparation of T4s, T4As, pension adjustments, and T2200s for year-end balancing
• Report annual vacation carry over balances and calculations of entitlements
• Maintain employee electronic payroll files

What we are looking for:

• Completion of a diploma from a recognized post-secondary institution, with a concentration in accounting, finance, payroll or business administration.
• A minimum of two years of job‑related work experience, or an equivalent combination of education and experience.
• Payroll Compliance Practitioner (PCP) certification from the Canadian Payroll Association or working towards certification.
• Fluency in French is preferred (speaking, reading and writing)
• Experience in bi-weekly payroll, with employment standards in all Canadian provinces
• Experience with unions and collective agreements
• Solid organization skills and ability to manage time and deadlines
• Strong analytical skills with the ability to collect, organize, analyze, and disseminate significant amounts of information with attention to detail and accuracy
• Proficient in compiling, validating and analyzing time, payroll and accounting data
• Able to modify and extract reports from raw data using MS Excel and Smartsheets
• Able to provide sound judgment and exercise a high level of confidentiality and discretion while working with sensitive and private information
• Good communication and interpersonal skills, with both internal and external audiences
• CPM or CPP certified or working towards
• HRPA certification completed or underway
• Knowledge of and ability to utilize HRIS systems and other related software packages;
• Strong knowledge of MS Office Suite; Smartsheet, and Microsoft Excel
• Experience working in MD Dynamics AX, Kronos Workforce Central or Dimensions is a definite asset
• Solid understanding of the employment standards and legislated provincial payroll rules is mandatory
• Knowledge of [email protected] by ADP is an asset

Full vaccination against COVID-19 is mandatory for this position and operation (the CRC will however adhere to its duty to accommodate those who are unable to be fully vaccinated for a reason related to a human right protected ground).

The Canadian Red Cross is an organization guided by our fundamental principles of humanity, impartiality, neutrality, independence, voluntary service, unity and universality. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process. If you require accommodation measures during any phase of the hiring process, please notify us as soon as possible. All information received in relation to accommodation requests will be kept confidential.

Titre : Administrateur ou administratrice du Service de la paie
Lieu : Ottawa, Ontario, Canada
Type de contrat : Temporaire à temps plein
Échelle salariale: $47,860 – $59,825 /année

La Croix-Rouge canadienne, membre du plus vaste réseau humanitaire au monde, cherche à pourvoir un poste d’administrateur ou d’administratrice du Service de la paie.

Vous désirez venir en aide à autrui et travailler avec des personnes dévouées? Lisez la suite pour savoir si ce poste vous convient.

Nous aidons les personnes et les communautés dans le besoin au Canada et à l’international et nous contribuons à renforcer leur résilience. Nous nous engageons à offrir à notre main-d’œuvre diversifiée un environnement de travail inclusif et accessible dans lequel tous et toutes peuvent s’épanouir, indépendamment de leurs capacités, de leur origine ethnique, de leur identité et expression de genre, de leur nationalité, de leur religion et de leur orientation sexuelle. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler, particulièrement les personnes autochtones, les personnes ayant des limitations fonctionnelles, les personnes faisant partie de minorités ethniques ou visibles, les femmes, les anciens combattants et anciennes combattantes, ainsi que toute autre personne partageant nos valeurs et notre volonté de bâtir un environnement de travail inclusif et diversifié.

Responsabilités

• Traiter la paie et les paiements spéciaux des employé(e)s à taux horaire et salariés toutes les deux semaines.
• Traiter les feuilles de temps des services et les données importées tous les jours et les semaines.
• Donner suite aux demandes de renseignements des employé(e)s, des gestionnaires et du personnel des ressources humaines concernant la couverture des avantages sociaux, les conventions collectives, la consignation des heures et l’escalade des dossiers complexes.
• Vérifier, tenir à jour et classer tous les renseignements et documents liés à la paie (p. ex. nouvelles embauches, retenues sur la paie, modifications apportées au salaire, processus liés aux congés, cotisations et cessations d’emploi).
• Participer à la saisie de donnée dans le Système d’information sur les ressources humaines (SIRH) et les systèmes d’administration de la paie.
• Préparer les retenues sur la paie et les versements pour les unités de négociation, les partenaires d’affaires et les fournisseurs.
• Traiter les paiements, les corrections, les montants rétroactifs et les modifications à l’historique de paie.
• Produire des rapports statistiques et des rapports de fin de période, des relevés et des résumés concernant la rémunération et les avantages sociaux et concilier les comptes de déductions à la source à payer.
• Traiter les changements de personnel et les cessations d’emploi dans le système et produire des relevés d’emplois.
• Traiter les indemnités de départ et les allocations de retraite.
• Tenir à jour les renseignements dans le SIRH et les systèmes du Service de la paie en s’assurant de l’exactitude des données.
• Participer à la préparation des T4, des T4A et des T2200 ainsi qu’au rajustement des pensions afin d’établir le solde en fin d’exercice.
• Produire des rapports sur les reports de congés annuels et calculer les droits aux congés.
• Tenir à jour les dossiers numériques de paie des employé(e)s.

Profil recherché

• Être titulaire d’un diplôme d’un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu, avec une spécialisation en comptabilité, en finances ou en administration du service de la paie ou des affaires.
• Posséder au moins deux ans d’expérience professionnelle pertinente, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
• Détenir une accréditation de spécialiste en conformité de la paie de l’Association canadienne de la paie ou être en voie de l’obtenir.
• Maîtriser le français à l’oral et à l’écrit est préférable.
• Détenir de l’expérience en administration de la paie toutes les deux semaines et connaître les normes d’emplois de toutes les provinces canadiennes.
• Posséder de l’expérience en lien avec les conventions collectives et les syndicats.
• Détenir des aptitudes solides en organisation et gestion du temps et être capable de gérer des échéances.
• Être doté(e) d’un bon esprit d’analyse et être capable de recueillir, d’organiser, d’analyser et de diffuser une quantité importante d’information tout en faisant preuve de minutie et d’un souci de l’exactitude.
• Être capable de recueillir, de vérifier et d’analyser des données sur les heures de travail, la paie et la comptabilité.
• Savoir comment modifier ou produire des rapports à partir de données brutes à l’aide d’Excel et Smartsheets.
• Pouvoir faire preuve de jugement et d’une grande discrétion au moment de traiter des renseignements confidentiels et personnels.
• Avoir de bonnes compétences en relations interpersonnelles et en communication avec des publics internes et externes.
• Détenir le titre de gestionnaire accrédité(e) de la paie ou de CPP (Certified Protection Professional) ou en voie de l’obtenir.
• Détenir le titre de conseiller ou de conseillère en ressources humaines agréé(e) ou être en voie de l’obtenir.
• Connaître et pouvoir utiliser aisément les SIRH et d’autres suites de logiciels semblables.
• Maîtriser la suite Microsoft Office, Smartsheet et Excel.
• Avoir déjà travaillé avec Microsoft AX Dynamics, Kronos Workforce Central ou Dimensions constitue un atout de taille.
• Avoir une solide compréhension des normes d’emploi et des règlements provinciaux sur la rémunération est essentiel.
• Connaître le système de paie [email protected] d’ADP constitue un atout.

La vaccination complète contre la COVID-19 est obligatoire pour ce poste et cette opération (la Croix-Rouge canadienne respectera toutefois son obligation de permettre un accommodement aux personnes qui ne peuvent pas être vaccinées pour une raison liée à un motif de protection des droits de la personne).

La Croix-Rouge canadienne est guidée dans toutes ses actions par les Principes fondamentaux d’humanité, d’impartialité, de neutralité, d’indépendance, de volontariat, d’unité et d’universalité. Dès le processus d’embauche, nous nous engageons à offrir un environnement de travail inclusif à accès universel. Veuillez nous aviser dès que possible des mesures d’adaptation dont vous pourriez avoir besoin à n’importe quelle étape du processus. Nous traiterons en toute confidentialité l’information reçue au sujet des demandes d’adaptation.