Payroll Officer

Internal and External Competition

Full-time, Indefinite Position
Hybrid (Ottawa or Akwesasne Office) or Full-time Remote in Canada
Deadline for applications: October 15, 2024 (or until filled)

About FNIGC

The First Nations Information Governance Centre (FNIGC) is an independent, apolitical, and technical non-profit organization that envisions every First Nation achieving data sovereignty in alignment with its distinct worldview.  FNIGC supports the development of information governance at the First Nations community level through regional and national partnerships.

The successful candidate will be eligible for flexible work hours, hybrid work, a competitive salary, benefits package, pension plan, and generous paid time-off benefits.

About the Role

Reporting directly to the Senior Manager, Finance, the Payroll Officer is responsible for the accurate and timely preparation, documentation, distribution and reconciliation of payroll and the administration of the payroll system. Other responsibilities include assuring compliance with all applicable federal and provincial regulations, and FNIGC policies. The Payroll Officer assumes some of the duties of the Corporate Financial Analyst when the Corporate Finance Analyst is out of the office and is also the back-up to the Finance Assistant.

Duties & Responsibilities

A. Payroll & Benefits

1. Prepares and accurately processes bi-weekly payroll through the payroll system for all employees.
2. Reviews and integrates the monthly payroll group health benefit invoices.
3. Inputs and maintains bi-weekly payroll reports.
4. Responds to and resolves any payroll related questions or concerns and ensures that payroll issues are escalated if necessary.
5. Maintains an up-to-date knowledge of legislation and regulations related to payroll and payroll-related requirements.
6. Collaborates with Human Resources personnel to support the reporting of key metrics, including the accrual and usage of vacation, sick leave and overtime.
7. Verifies and implements payroll changes including group benefits and pension contributions with Human Resources personnel.
8. Prepares and processes payroll related documents including T4s, T4As and Records of Employment.

B. Administration & Reporting

1. Maintains employee records in the Dayforce payroll system.
2. Maintains records for pension contributions made by employees.
3. Maintains a wide variety of payroll information, files and records in written and electronic formats for the purpose of providing an up-to-date reference and audit trail for compliance.
4. Assists in annual pre-audit and audit preparations by providing the required financial information and documents.
5. Prepares and reconciles government remittances of source deductions.
6. Manages and processes payrolls including management reporting and statuary filings.
7. Prepares and reconciles bi-weekly payroll reports for the Financial Analyst.
8. Assists the Financial Analyst in preparation of bi-weekly salary allocations.
9. Coordinates and liaises with FNIGC staff as required to ensure timely and accurate financial records are maintained.
10. Generates and maintains salary and payroll templates and forms.
11. Makes recommendations to implement process improvements as necessary.

C. Budget & Forecasting

1. Coordinates the preparation, organization and maintenance of the payroll working documents.
2. Prepares the bi-weekly payroll package for review, then forwards it to the CEO for approval.
3. Prepares annual salary and forecast cost reports in accordance with compensation policies and responds to queries as required.
4. Tracks and maintains the full salary costs to assist in preparation of the annual budgets, proposal budgets and program budgets.
5. Adheres to the financial administrative practices and procedures of the organization.

Experience, Education & Professional Designation

1. A degree or diploma in administration, accounting or a related discipline. Payroll Compliance Practitioner Certification or a member of the Canadian Payroll Association or holding the designation of the Certified Aboriginal Finance Manager (CAFM) is preferred.
2. Post secondary courses in accounting, bookkeeping, payroll administration or other combinations of related training and experience will be considered.
3. A minimum of 3 years of progressively related work experience including experience processing payroll with an outside payroll service provider. Dayforce experience is an asset.
4. Experience in financial reporting, budgeting, forecasting, accounts payable/accounts receivable and financial analysis is preferred.
5. Knowledge of federal or provincial legislation related to non-profit organizations is a requirement.
6. Experience working with First Nations’ non-profit organizations would definitely be an asset.
7. First Nations lived experience is an asset.
8. English is the working language, although the ability to communicate effectively in any Indigenous language or French would also be an asset.

Application Information

We invite qualified candidates to send their résumé and cover letter telling us why you think you’d be a great addition to the FNIGC team to recruitment@fnigc.ca by October 15, 2024, or until the position is filled.

As preference in hiring will be given to First Nations candidates, applicants are encouraged to self-identify. FNIGC is committed to accommodating people with disabilities. We will work with you if you require accommodation to meet your needs. We thank all applicants for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

To learn more about other FNIGC career opportunities, please visit www.fnigc.ca

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Agent(e) de la paie

Compétition interne et externe

Poste à temps plein, durée indéterminée
Mode hybride (bureau d’Ottawa ou Akwesasne) ou télétravail à temps plein partout au Canada
Date limite pour postuler : 15 octobre 2024 (ou jusqu’à ce que le poste soit pourvu)

À propos du CGIPN

Le Centre de Gouvernance de l’Information des Premières Nations (CGIPN) est une organisation indépendante, apolitique et technique à but non lucratif, qui envisage que chaque Première Nation atteigne la souveraineté des données conformément à sa vision du monde distincte. Le CGIPN soutient le développement de la gouvernance de l’information au niveau des communautés des Premières Nations grâce à des partenariats régionaux et nationaux.

Le candidat retenu sera admissible à des horaires de travail flexibles, au travail hybride, à un salaire compétitif, à un ensemble d’avantages sociaux, à un régime de retraite et à des congés payés généreux.

À propos du poste

Sous la supervision directe du directeur principal des Finances, l’agent(e) de la paie est chargé(e) de la préparation, de la documentation, de la distribution et de la conciliation exactes et ponctuelles des paies, ainsi que de la gestion du système de paie. Ses autres responsabilités incluent l’application des réglementations fédérales et provinciales en vigueur, ainsi que le respect des politiques du CGIPN. L’agent(e) de la paie assume certaines des responsabilités de l’analyste financier corporatif en son absence et remplace également l’assistant financier au besoin.

Tâches et responsabilités

A. Paie et avantages sociaux

1. Préparer et traiter avec précision la paie bimensuelle de tous les employés.
2. Examiner et intégrer les factures mensuelles des avantages sociaux du groupe.
3. Saisir et maintenir les rapports de paie bimensuels.
4. Répondre aux questions et préoccupations liées à la paie, les résoudre et les transmettre si nécessaire.
5. Maintenir une connaissance à jour des lois et règlements concernant la paie.
6. Collaborer avec le personnel des ressources humaines pour rapporter des indicateurs clés, notamment les congés payés et les heures supplémentaires.
7. Vérifier et mettre en œuvre les modifications de la paie, y compris les avantages sociaux et les contributions aux pensions.
8. Préparer et traiter les documents de paie, y compris les T4, T4A et relevés d’emploi.

B. Administration et rapports

1. Maintenir les dossiers des employés dans le système de paie Dayforce.
2. Maintenir les dossiers des contributions aux pensions des employés.
3. Maintenir une grande variété d’informations, de dossiers et de registres de paie en formats papier et électronique afin de fournir une référence à jour et une trace d’audit pour assurer la conformité.
4. Participer aux préparations préalables et lors des audits annuels en fournissant les informations financières nécessaires.
5. Préparer et concilier les remises gouvernementales sur les déductions à la source.
6. Gérer et traiter les paies, y compris la production de rapports de gestion et les déclarations statutaires.
7. Préparer et concilier les rapports de paie bimensuels pour l’analyste financier.
8. Aider l’analyste financier à la préparation des allocations salariales bimensuelles.
9. Coordonner avec le personnel du CGIPN pour garantir la précision des dossiers financiers.
10. Générer et maintenir des modèles et des formulaires de paie.
11. Proposer des améliorations de processus si nécessaire.

C. Budget et prévisions

1. Coordonner la préparation et le maintien des documents de paie.
2. Préparer le dossier de paie bimensuel pour révision, puis l’envoyer au directeur général pour approbation.
3. Préparer des rapports annuels sur les salaires et les prévisions de coûts, conformément aux politiques de rémunération.
4. Suivre et maintenir les coûts salariaux complets pour aider à la préparation des budgets annuels et des propositions.
5. Respecter les pratiques et procédures financières de l’organisation.

Expérience, formation et qualifications professionnelles

1. Diplôme en administration, comptabilité ou discipline similaire. La certification de praticien conforme en paie, ou être membre de l’Association canadienne de la paie ou avoir la désignation de gestionnaire financier autochtone certifié (CAFM) est préférée.
2. Formation postsecondaire en comptabilité, tenue de livres, administration de la paie ou autres combinaisons d’expérience et de formation pertinente.
3. Minimum de 3 ans d’expérience progressive liée au traitement de la paie avec un fournisseur de services de paie externe. L’expérience avec Dayforce est un atout.
4. Expérience en rapports financiers, budgétisation, prévisions, comptes payables et recevables, et analyse financière est préférable.
5. Connaissance des lois fédérales ou provinciales relatives aux organisations à but non lucratif est requise.
6. Expérience de travail avec des organisations à but non lucratif des Premières Nations est un atout.
7. Une expérience vécue en tant que membre des Premières Nations est un atout.
8. L’anglais est la langue de travail, mais la capacité de communiquer en français ou dans une langue autochtone serait un atout.

Informations pour postuler

Nous invitons les candidat(e)s qualifié(e)s à envoyer leur CV et lettre de motivation expliquant pourquoi ils pensent être un excellent ajout à l’équipe du CGIPN à l’adresse suivante: recruitment@fnigc.ca avant le 15 octobre 2024, ou jusqu’à ce que le poste soit pourvu.

Une préférence sera accordée aux candidat(e)s des Premières Nations. Nous encourageons les candidats à s’auto-identifier. Le CGIPN est engagé à accommoder les personnes en situation de déficience. Nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. Nous remercions tous les candidat(e)s pour leur intérêt, mais nous ne contacterons que ceux et celles sélectionné(e)s pour une entrevue.

Pour en savoir plus sur d’autres opportunités de carrière au CGIPN, veuillez consulter le site www.fnigc.ca.