Program Coordinator

Program Coordinator

Job Information
Author pmnationtalk
Date January 14, 2021
Type Full Time
Company Mental Health Commission of Canada
Location Ottawa, ON
Category Business / Management
Client Mental Health Commission of Canada
Contact Information
[email protected]

Program Coordinator

Reports To: Manager, Operations and Quality Improvement
Department: Opening Minds
Status: Full-time, Temporary (6-month term)
Position Location: Ottawa, Ontario
Application Deadline: January 27, 2021 (Interviews may take place prior to application deadline)

ORGANIZATIONAL OVERVIEW

The Mental Health Commission of Canada (MHCC) is a non-profit organization created to focus national attention on mental health issues and to work to improve the health and social outcomes of people living with mental illness.

The Commission is seen as a leader nationally and internationally in several areas. Building upon the work done to date, the core mandate, and the unique position of the Commission, and guided by Changing Directions, Changing Lives: The Mental Health Strategy for Canada, the Commission will focus on work in four key areas: substance use, suicide prevention, population-based initiatives, and engagement. This prioritization will enable the Commission to meet its mandate and have a measurable impact on those living with mental illness, as well as their families and caregivers.

The Mental Health Commission’s head office is in Ottawa, Ontario, although the temporary ability to work remotely/from home is an option during the current pandemic environment.

POSITION OVERVIEW

The Program Coordinator (PC) is responsible for ensuring all aspects of Mental Health First Aid and The Working Mind courses are organized and implemented efficiently and effectively. The program coordinator is the hub of logistical operations. The incumbent will work closely with the Operations teams to ensure all deliverables are met. The liaison aspect of this role requires the incumbent to respond and provide resolutions for all issues, questions and problems arising from venues, agencies, contract trainers, applicants, and instructors and provide a timely response whether by email or telephone, appropriately within 2 business days. Attention to detail and organizational skills are integral in tackling the many aspects of this exciting position.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

  • Act as a resource for all employers and participants regarding logistical relationship with TWM/TWMFR/TIM/MHFA program
  • Ensure all logistics are coordinated in advance and that invoices are paid upon completion.
  • Prepare and track contracts for facilitators
  • Ensure all Master and Contract Trainers are aware of their course schedules.
  • Coordinate all travel and accommodation for Master Trainers if applicable.
  • Coordinate shipment of all materials if applicable
  • Coordinate MHCC hosted MHFA courses
  • Other duties as required

SKILLS AND EXPERIENCE

  • Minimum of 1-2 years’ experience in project management, event planning and event management
  • Experience working in the mental health field an asset
  • High degree of confidence being main point of contact for public enquiries
  • High level proficiency with Microsoft Office
  • Ability to work in a high-pressure environment with aggressive timelines
  • Highly motivated and able to work independently
  • Results driven
  • Attention to detail

QUALIFICATIONS

  • Bachelor’s Degree or a diploma in events management or administrative program and 2 years’ experience.
  • Highly organized, with superior problem resolution and analytical skills
  • High level of interpersonal and customer service skills
  • Fluently bilingual in both official languages (preferred, English essential)

COMPETENCIES

Values and Ethics
Respectful of Diversity
Continuous Learning
Results Management
Teamwork and Cooperation
Oral/Written Communication
Health, Safety and Wellness (Physical and Psychological)
See Commission Competency Framework – Employee Level, Organizational and Core for details.

PHYSICAL/COGNITIVE DEMANDS:

  • Moderate periods of time spent in meeting type settings
  • Extended visual requirements (5 plus hours) due to computer related work
  • Extended periods of time spent in sitting position (computer work, meetings etc. 5 plus hours)
  • High requirement for multi-tasking and effectively dividing attention to numerous duties and responsibilities
  • High degree of concentration required
  • Highly attentive to details
  • Low level exposure to extended travel requirements (up to 10% and greater at times) and extension of work day beyond 7.5 hours
  • High analytical and interpretive requirements
  • Must be comfortable working in open space and/or virtual environments

PSYCHOLOGICAL DEMANDS:

  • Continuously deadline driven requirements
  • Moderate level exposure to stress resulting from complex interactions, stakeholder relations, and output requirements.
  • Moderate level requirement to maintain concentration for extended periods of time in order to maximize stakeholder engagement, perform situational strategic analysis and interpretation of data and minimize errors.
  • Capacity to effectively organize and prioritize own work.
  • Moderate to high degree of emotional intelligence required in order to develop and maintain good relationships, communicate clearly, influence and inspire others, work well in a team, and manage conflict.
  • Responsive to possible rapid changes in priorities;
  • Adaptable to change (organizational and environmental)
  • Performance goals and objectives are established yearly and regularly reviewed.

The Mental Health Commission of Canada is committed to diversity in the workplace and workplace well-being. As such, applications from individuals from diverse backgrounds such as; First Nations, Inuit, and Métis, members of a visible minority group and those with lived experience of mental health problems or illnesses are welcomed and encouraged.

The Mental Health Commission of Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

Accessible formats and communication supports for applicants are available upon request by contacting Human Resources at [email protected].

While working remotely, the Commission will not be responsible to reimburse any internet charges, or other home office expenses, including utilities or other furniture/equipment, in order to be able to work from home.

Please apply for this position on our website at:

http://www.mentalhealthcommission.ca/English/about/careers

While we appreciate all applications, only those selected for interviews will be contacted


Coordonnateur de programme

Relève de : Gestionnaire, Opérations et Amélioration de la qualité
Service : Changé les mentalités
Statut : Temps plein, temporaire (6 mois)
Emplacement : Ottawa (Ontario)
Date limite : 27 janvier 2021 (des entrevues pourraient avoir lieu avant la date limite de présentation des candidatures)

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

La Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) est une organisation à but non lucratif créée en vue de sensibiliser les Canadiens aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec un problème de santé mentale. La CSMC est perçue comme un chef de file national et international dans différents domaines. Misant sur le travail accompli à ce jour, son mandat de base et sa position unique, et s’inspirant de Changer les orientations, changer des vies : Stratégie en matière de santé mentale pour le Canada, la CSMC concentrera ses efforts sur le mésusage de substances, la prévention du suicide, les initiatives axées sur les populations et la mobilisation. Ces pôles prioritaires permettront à la CSMC de réaliser son mandat, de garder le cap et d’avoir un impact mesurable pour les personnes aux prises avec la maladie mentale ainsi que leur famille et leurs fournisseurs de soins.

Le siège social de la Commission de la santé mentale du Canada se situe à Ottawa, en Ontario, bien qu’il soit possible de travailler à distance dans le contexte actuel de la pandémie.

APERÇU DE LA POSITION

Le coordonnateur de programme (PC) est chargé de s’assurer que tous les aspects des cours sont organisés et mis en œuvre de manière efficace et efficiente. Le coordinateur du programme est la plaque tournante des opérations logistiques. Le titulaire travaillera en étroite collaboration avec les équipes des opérations pour s’assurer que tous les livrables sont respectés. L’aspect liaison de ce rôle exige que le titulaire du poste réponde et fournisse des solutions à tous les problèmes, questions et problèmes découlant des sites, des agences, des formateurs contractuels, des candidats et des instructeurs et fournisse une réponse opportune, par courrier électronique ou par téléphone, de manière appropriée dans les 2 jours ouvrables. Le souci du détail et les compétences organisationnelles font partie intégrante des nombreux aspects de ce poste passionnant.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

  • Agir en tant que ressource pour tous les employeurs et participants concernant les logistiques de cours PSSM.
  • Préparer et envoyer les contrats pour les formateurs
  • Être le point principal pour les formateurs pour les logistiques
  • Coordonner tous les déplacements et l’hébergement des maîtres formateurs
  • Coordonner l’expédition de tous les matériaux
  • Coordonner les cours MHFA organisés par la CSMC, coordonner les paiements
  • Autres tâches au besoin

EDUCATION AND EXPERIENCE

  • Minimum de 1 à 2 ans d’expérience en planification et gestion d’événements ou gestion de projets
  • Principal point de contact pour les demandes de renseignements du public
  • Excellente maîtrise de Microsoft Office (Excel, Office et Outlook)
  • Grande compétence avec Salesforce
  • Très motivé et capable de travailler de manière autonome
  • Souci des résultats, souci du détail
  • Excellentes compétences verbales, de présentation et d’écriture
  • Capacité à gérer un volume de travail raisonnable avec des priorités concurrentes dans des délais limités
  • Capacité d’interagir de manière professionnelle avec des contacts internes et externes
  • Parfaitement bilingue dans les deux langues officielles (préféré, anglais essentiel)

QUALIFICATIONS

  • Baccalauréat ou diplôme en gestion d’événements ou en administration et 2 ans d’expérience.
  • Très organisé, doté de compétences supérieures en résolution de problèmes et en analyse
  • Haut niveau de compétences interpersonnelles et de service à la clientèle

Compétences

  • Valeurs et éthique
  • Respect de la diversité
  • Apprentissage continu
  • Gestion des résultats
  • Travail d’équipe et collaboration
  • Communication orale et écrite
  • Santé, sécurité et bien-être (physiques et psychologiques)
  • Pour plus de détails, consulter le cadre des compétences organisationnelles et de base de la Commission pour les employés

EXIGENCES PHYSIQUES\COGNITIVES

  • Périodes de durée moyenne passées en réunion ou dans des contextes semblables
  • Grandes exigences sur le plan visuel en raison du travail à l’ordinateur (cinq heures ou plus)
  • Longues périodes (cinq heures ou plus) en position assise (travail à l’ordinateur, réunions, etc.)
  • Capacité moyenne ou élevée d’accomplir plusieurs tâches de front et de diviser efficacement son attention entre de nombreuses tâches et responsabilités
  • Niveau élevé de concentration nécessaire
  • Très grande attention aux détails
  • La personne retenue sera appelée à voyager (jusqu’à 10 % du temps et parfois plus) et à prolonger la journée de travail au-delà de 7,5 heures
  • Grandes capacités d’analyse et d’interprétation
  • Doit être en mesure de travailler virtuellement ou dans un milieu à aires ouvertes.

EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES

  • Exigences de travail constamment liées à des délais d’exécution
  • Exposition moyenne au stress en raison d’interactions complexes, de relations avec les intervenants et d’exigences en matière de production de résultats
  • Degré moyen de concentration nécessaire durant de longues périodes afin de maximiser la mobilisation des intervenants, de procéder à des analyses stratégiques de situation, d’interpréter des données et de réduire les erreurs au minimum
  • Capacité d’organiser efficacement son travail et de classer ses tâches par ordre de priorité
  • Niveau moyen à élevé d’intelligence émotionnelle afin de pouvoir établir et entretenir de bonnes relations de travail, de communiquer clairement, d’influencer et d’inspirer les autres, de bien travailler en équipe et de gérer les conflits
  • Capacité de s’adapter en cas d’évolution rapide des priorités
  • Adaptabilité au changement (organisationnel et environnemental)
  • Des buts et des objectifs de rendement sont fixés annuellement et passés en revue régulièrement

La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de la diversité et du bien-être en milieu de travail. Dans cette optique, elle est heureuse d’encourager et de recevoir des candidatures provenant de personnes d’horizons divers, comme les membres des Premières Nations, les Inuits et les Métis, les membres de minorités visibles et les personnes ayant un vécu expérientiel de problèmes de santé mentale ou de maladies mentales.

La Commission encourage les personnes handicapées à postuler. Des mesures d’adaptation pourront être prises sur demande pour les candidats qui participent à chaque étape du processus d’embauche.

Les candidats qui souhaitent obtenir des documents en formats accessibles et des aides à la communication peuvent en faire la demande aux Ressources humaines en envoyant un courriel

En période de télétravail, la Commission ne sera pas responsable de rembourser les coûts de connexion Internet et autres dépenses liées au bureau à domicile, incluant les fournitures, le mobilier et l’équipement requis pour travailler à partir de la maison.

Les personnes intéressées sont invitées à présenter leur candidature par l’entremise de notre site Web à l’adresse http://www.mentalhealthcommission.ca/Francais/careers-opportunities.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec celles qui auront été retenues pour une entrevue.

Send To Friend Email Print Story

NationTalk Partners & Sponsors Learn More