Senior Administrative Assistant (Policy)

Job Information
Author pmnationtalk
Date May 13, 2024
Deadline May 24, 2024
Type Full Time
Company First Nations Finance Authority
Salary $65,000 - $75,000 - Annual
Location Work Remotely
Category Administrative Services
Client First Nations Finance Authority
Contact Information
careers@fnfa.ca

Senior Administrative Assistant (Policy)

Who we are:

Located in the beautiful Okanagan Syilx territory on Westbank First Nation, First Nations Finance Authority or FNFA is a First Nations-owned and operated national not-for-profit organization that has been supporting First Nation communities across the country since 2005.

Our goal is to support First Nation member communities and organizations to realize their futures on their own terms by offering the best financing and investment options and terms to build prosperity and success for current and future generations.
Learn more: www.fnfa.ca

Our organization encourages development, learning, and diversity and likes to have fun. We are a small team that works hard for our members but recognizes the importance of your time outside of office hours. Our organization is never boring – there are always new projects and initiatives to support our Indigenous communities across the country. We are passionate about seeing our member Nations prosper and success on their own terms.

Job Summary:

The Senior Administrative Assistant reports to and works closely with the Strategy & Partnerships Advisor to provide administrative support and to ensure the implementation of the FNFA strategy. The Sr. Administrative Assistant prepares letters, briefing notes and reports, makes necessary travel arrangements, and liaises with FNFA Senior Executive team, staff, and other stakeholders as necessary. The incumbent is responsible for coordinating, tracking, and organizing the activities and initiatives of the Strategy & Partnerships Advisor and ensure that she is informed regarding meetings, events, commitments, and other responsibilities, including following up as necessary.

This is a remote position. Travel for meetings and events will be required from time to time.

Primary Job Responsibilities:

  1. Manages the calendar of the Strategic & Partnership Advisor, including scheduling both internal and external meetings and appointments.
  2. Arrange travel logistics (e.g., hotels, flights, transportation) for the Strategic & Partnership Advisor or other executives as needed.
  3. Conduct research and following up on incoming issues to be addressed by the senior executive team.
  4. Provide administrative support to facilitate the execution of the FNFA strategy.
  5. Coordinate, track, and organize activities and initiatives, ensuring scheduled items are brought forward for follow-up, and keeping the Strategic & Partnership Advisor informed.
  6. Monitor, coordinate, and report on deliverables, timelines, and action items related to high-level organizational initiatives, such as strategic and annual operating plans.
  7. Act as a liaison with members of the senior management team on behalf of the Strategic & Partnership Advisor, including discussions involving highly confidential information.
  8. Assist with and supporting special projects.
  9. Collaborate, on behalf of the Strategic & Partnership Advisor, with staff to draft documents and presentations or to gather information.
  10. Draft briefing notes, emails, letters, reports, and communiques for the Strategic & Partnership Advisor.
  11. Compile meeting packages for the Strategic & Partnership Advisor, ensuring that necessary background materials and information are provided, allowing time for review prior to meetings.
  12. Prepare expense and travel claims on behalf of the Strategic & Partnership Advisor or other executives as necessary.
  13. Provide logistical and administrative support for designated committee meetings.

Meet regularly with the Strategic & Partnership Advisor to define, prioritize, and execute tasks and projects.

Who Can Apply*:

The ideal candidate will have:

  • Post-secondary diploma/degree plus 7-10 years’ experience in an administrative role preferred.
  • A professional qualification (or willingness to obtain) such as Canadian Certified Administrative Professional (CCAP) or the Canadian Certified Administrative Professional Associate through the Association of Administrative Professionals would be considered an asset.
  • Superior organizational skills, and the ability to effectively manage, plan, and prioritize multiple time-sensitive tasks and changing priorities.
  • Strong knowledge of office procedures and practices.
  • Effective written and oral communication skills in English.
  • High degree of proficiency with office software applications, including Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), virtual meeting platforms (e.g. MS Teams, Zoom), and collaboration platforms (e.g. SharePoint).
  • Accuracy and attention to detail in a fast-paced environment with multiple competing priorities.
  • Knowledge or experience working with First Nation communities or organizations is an asset.
  • Demonstrated critical thinking, research and analysis skills.
  • Dependable team player with effective listening and interpersonal skills.
  • Must be capable of maintaining confidentiality.
  • Ability to work collaboratively, exercise tact, critical thinking, and good judgment.
  • Ability to remain flexible and be willing to adapt to multiple competing priorities.
  • Ability to communicate in French or an Indigenous language is an asset.
  • Demonstrated ability to work independently, take initiative, think proactively, and prioritize work; accountable, establish and achieve goals.
  • Ability to travel from time to time.

Starting Compensation: $65,000 – $75,000 (dependent on qualifications and experience)

Benefits:

  • Work/life balance – our workdays are typically 8:00 am to 4:00 pm, weekdays
  • Retirement contributions of 6%
  • 100% Employer paid extended health benefits
  • Generous paid time off
  • Employee wellness programs
  • Career development (FNFA believes in mentorship and professional development)

Location: The successful candidate will work remotely. Ideally the incumbent will be located in the National Capital Region.

Duration: Full-time position

Application process: Please email your resume and cover letter with three work-related references of immediate supervisors to: careers@fnfa.ca

We thank all applicants for their interest, however, only those candidates selected for interviews will be contacted. FNFA may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time.

*Qualified persons of Indigenous ancestry will be given preference in accordance with Section 16.1 of the Canadian Human Rights Act; therefore, please self-identify in your cover letter.

Application Deadline: May 24, 2024.


Adjoint administratif principal (Politique)

No. 2024-EX-02
Interne/Externe

Qui nous sommes :

Située sur le magnifique territoire de la Nation Syilx Okanagan, sur la Première Nation de Westbank, l’Autorité financière des Premières Nations (AFPN) est un organisme national sans but lucratif détenu et exploité par les Premières Nations, qui soutient les communautés des Premières Nations partout au pays depuis 2005.

Notre objectif est d’aider les communautés et les organisations membres des Premières Nations à réaliser leur avenir selon leurs propres conditions en offrant les meilleures options de financement et d’investissement pour assurer la prospérité et le succès des générations présentes et futures. En savoir plus : www.fnfa.ca

Notre organisation encourage le développement, l’apprentissage et la diversité, et apprécie s’amuser. Nous sommes une petite équipe qui travaille dur pour nos membres, mais qui reconnaît l’importance de vie en dehors des heures de travail. Notre organisation ne fait rien de façon monotone – il y a toujours de nouveaux projets et initiatives pour soutenir nos communautés autochtones à travers le pays. Nous sommes passionnés par le fait de voir nos communautés-membres prospérer et réussir selon leurs propres conditions.

Résumé du poste :

L’Adjoint administratif principal relève du Conseiller en stratégie et partenariats et travaille en étroite collaboration avec lui/elle pour fournir un soutien administratif et assurer la mise en œuvre de la stratégie de l’AFPN. L’Adjoint administratif principal prépare des lettres, des notes de breffage et des rapports, organise les déplacements nécessaires et assure la liaison avec l’équipe de la haute direction, le personnel et les autres intervenants de l’AFPN, au besoin. Le titulaire du poste est responsable de la coordination, du suivi, et de l’organisation des activités et des initiatives du conseiller en stratégie et partenariats et s’assure qu’il/elle est informé.e des réunions, événements, engagements et autres responsabilités, et d’en faire le suivi si nécessaire.

Il s’agit d’un poste en télétravail. Des déplacements pour des réunions et des événements seront nécessaires de temps à autre.

Principales responsabilités du poste :

  1. Gérer le calendrier du conseiller en stratégie et partenariats, y compris la planification des réunions et des rendez-vous internes et externes.
  2. Organiser la logistique des voyages (par exemple, hôtels, vols, transport) pour le conseiller en stratégie et partenariats ou pour d’autres dirigeants, au besoin.
  3. Effectuer des recherches et assurer le suivi des questions entrantes à traiter par l’équipe de la haute direction.
  4. Fournir un soutien administratif pour faciliter l’exécution de la stratégie de l’AFPN.
  5. Coordonner, faire des suivis et organiser les activités et les initiatives, en veillant à ce que les éléments prévus soient présentés pour suivi et en tenant le conseiller en stratégie et partenariats informé.
  6. Surveiller, coordonner et rendre compte des livrables, des échéanciers et des mesures de suivi liés aux initiatives organisationnelles de haut niveau, telles que les plans opérationnels stratégiques et annuels.
  7. Assurer la liaison avec les membres de l’équipe de la haute direction au nom du conseiller stratégique et des partenariats, y compris les discussions portant sur des informations hautement confidentielles.
  8. Aider à et soutenir les projets spéciaux.
  9. Collaborer, au nom du conseiller en stratégie et partenariats, avec le personnel pour rédiger des documents et des présentations ou pour recueillir des informations.
  10. Rédiger des notes de breffage, des courriels, des lettres, des rapports et des communiqués pour le conseiller en stratégie et partenariats.
  11. Compiler les trousses de réunion pour le conseiller en stratégie et partenariats, en veillant à ce que les documents de base et les informations nécessaires soient fournies, en laissant le temps de les examiner avant les réunions.
  12. Préparer les demandes de remboursement des dépenses et des voyages au nom du conseiller en stratégie et partenariats ou d’autres dirigeants, au besoin.
  13. Fournir un soutien logistique et administratif pour les réunions des comités désignés.  Rencontrer régulièrement le conseiller en stratégie et partenariats pour définir, prioriser et exécuter les tâches et les projets.

Qui peut postuler* :

Le candidat idéal possède:

  • Diplôme d’études postsecondaires et 7 à 10 ans d’expérience dans un rôle administratif, de préférence.
  • Une qualification professionnelle (ou la volonté de l’obtenir) telle que Professionnel en administration agréé du Canada (CCAP) ou Professionnel en administration agréé associé du Canada par l’intermédiaire de l’Association des professionnels en administration serait considérée comme un atout.
  • Compétences organisationnelles supérieures et capacité à gérer, planifier et prioriser efficacement plusieurs tâches urgentes et priorités changeantes.
  • Solide connaissance des procédures et pratiques de bureau.
  • Compétences efficaces en communication écrite et orale en anglais.
  • Maîtrise approfondie des applications bureautiques, y compris Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), des plateformes de réunions virtuelles (p. ex. MS Teams, Zoom) et des plateformes de collaboration (ex. SharePoint).
  • Précision et souci du détail dans un environnement en évolution rapide avec de multiples priorités concurrentes.
  • La connaissance ou l’expérience de travail avec les communautés ou les organisations des Premières Nations est un atout.
  • Compétences démontrées en matière de pensée critique, de recherche et d’analyse.
  • Esprit d’équipe fiable avec une écoute efficace et des compétences interpersonnelles.
  • Doit être capable de maintenir la confidentialité.
  • Capacité à travailler en collaboration, à faire preuve de tact, de pensée critique, et de bon jugement.
  • Capacité à rester flexible et à s’adapter à de multiples priorités concurrentes.
  • La capacité de communiquer en français ou dans une langue autochtone est un atout.
  • Capacité démontrée à travailler de manière autonome, à prendre des initiatives, à penser de manière proactive et à établir des priorités ; rendre des comptes, établir et atteindre des objectifs.
  • Capacité à voyager de temps à autre.

Rémunération de départ : 65 000 $ – 75 000 $ (selon les qualifications et l’expérience)

Avantages :

  • Équilibre travail/vie personnelle – nos journées de travail sont généralement de 8h00 à 16h00, en semaine
  • Cotisations de retraite de 6 %
  • Prestations d’assurance-maladie complémentaires payées à 100 % par l’employeur
  • Congés payés généreux
  • Programmes de mieux-être des employés
  • Développement de carrière (l’AFPN croit au mentorat et au perfectionnement professionnel)

Lieu de travail : Le candidat retenu travaillera à distance. Idéalement, le candidat sera situé dans la région de la capitale nationale.

Durée: Poste à temps plein

Processus de candidature : Veuillez envoyer votre curriculum vitae et votre lettre de présentation par courriel avec trois références professionnelles de vos superviseurs immédiats à l’adresse suivante : careers@fnfa.ca

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seuls les candidats sélectionnés pour les entrevues seront contactés. L’AFPN peut annuler, reporter ou réviser les possibilités d’emploi en tout temps.

*Les personnes qualifiées d’ascendance autochtone auront la préférence conformément à l’article 16.1 de la Loi canadienne sur les droits de la personne ; par conséquent, veuillez vous auto-identifier dans votre lettre de présentation.

Date limite : Le 24 mai 2024.

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