Finance Coordinator

As the Finance Coordinator at the National Association of Friendship Centres, you will work closely with the finance team under the direction of the Director of Finance. Your primary responsibilities will include Accounts Payable, Accounts Receivable, and Reconciliation. In this role, you will play a critical part in ensuring the accurate and timely processing of financial transactions, while supporting NAFC’s day-to-day operations.

This role requires a keen eye for detail, a solid understanding of financial processes, and a strong commitment to maintaining financial integrity across the Friendship Centre Movement.

Who we are:

Friendship Centres are Canada’s most significant urban Indigenous service delivery infrastructure. Based in downtown Ottawa, the NAFC represents a network of over 100 Friendship Centres and Provincial/Territorial Associations. Our collective work reaches millions of points of contact in a year and thousands of people every single day from coast to coast to coast.

What we provide:

• Ongoing professional development;
• Competitive and performance-based remuneration;
• Highly competitive benefits package, including health & dental plan from day one;
• Hybrid working arrangements options available.

This job might be for you if:

• You are organized and detail-oriented with strong time management skills;
• You have 2+ years of experience in accounts payable, receivable, and reconciliations;
• You hold a diploma or degree in Accounting, Finance, or a related field;
• You are proficient in accounting software (SAGE Intacct) and Excel;
• You are confident in preparing reconciliations, GST returns, and supporting audit processes;
• You are familiar with or have experience in nonprofit finance environments;
• You thrive in a collaborative and mission-driven setting.
• You are passionate about advocating with and for Indigenous peoples across Canada;
• You are in your element when serving a grassroots member-driven association.

The ability to work in both official languages is an asset. Fluency in an Indigenous language is also an asset. This role has an expected salary range of $60,000-$65,000.

Tell us about how you match our needs via a resume and cover letter addressed to Director of Finance, by 9 am EST on October 27, 2025

Requests for accommodation can be made at any stage of the recruitment process.

Job Description
Finance Coordinator

Job Overview

As the Finance Coordinator at NAFC, you will work under the Director of Finance’s direction and closely with the finance team. You will be organized and detail-oriented with skills in Accounts Payable / Receivable & Reconciliations to support daily financial operations including invoice processing, payments, reconciliations, GST submissions, and audit preparation. This role is essential to ensuring accurate, timely financial transactions and maintaining positive relationships with the wider NAFC community.

Key Responsibilities

Accounts Payable (AP)

• Process and code vendor invoices, staff expense claims, credit card transactions and auto bank payments.
• Ensure all invoices are approved, with supporting documentation to comply with procedures, and paid in a timely manner.
• Maintain up-to-date vendor records and respond to inquiries.
• Monitor aging reports and follow up on balances as needed.
• Reconcile vendor statements and resolve discrepancies.

Accounts Receivable (AR)

• Generate and issue customer invoices; apply incoming payments.
• Monitor aging reports and follow up on overdue accounts.
• Reconcile customer accounts and resolve outstanding items.
• Maintain accurate and current customer records.

Credit Card & Automatic Bank Transactions

• Record and reconcile corporate credit card and automatic bank transactions.
• Ensure supporting documentation is complete and policy compliant.
• Process monthly payments and investigate discrepancies.

GST Filing & Compliance

• Prepare and submit timely monthly GST returns in compliance with applicable regulations.
• Maintain documentation for audit and compliance reviews.

Reconciliations

• Perform bank reconciliation and resolve variances.
• Reconcile general ledger accounts related to AP, AR, credit cards, and expense accounts.
• Prepare and reconcile vendor and customer statements.

Audit Support

• Provide supporting documents and schedules to auditors as requested.
• Assist in preparing year-end financial packages and reconciliations.
• Ensure all records are organized in the correct repository, and audit ready.

Note: This job description is not designed to cover, or contain a comprehensive listing of activities, duties, or tasks.  Instead, responsibilities may change, or new ones may be assigned, as required, that contribute to the overall success of NAFC.

Qualifications

• Diploma or degree in Accounting, Finance, or related field.
• 2+ years of experience in accounts payable, receivable, and reconciliations.
• Proficient in accounting software (SAGE Intacct)
• Proficient in Excel and excellent attention to detail for accuracy.
• Ability to meet deadlines.
• Relevant work experience in finance, accounting or related field preferably in a non-profit organization.
• Ability to work in French and Indigenous language is an asset.

Please submit your resume and cover letter by 9 am EST on October 27, 2025, detailing how your qualifications align with our needs.

Thank you for your interest in this position at NAFC!

• NAFC is committed to providing an inclusive and accessible recruitment process. Please let us know if you require accommodation at any stage of this application process.
• We encourage applications from all qualified candidates. If you self-identify as Indigenous (First Nations, Métis, or Inuit), we invite you to indicate this in your application. This information is voluntary and will be used to support our commitment to diversity, equity, and inclusion here at NAFC.
• Fraudulent recruitment postings have affected the way we recruit as it affects the applicants & organizations alike. We want to make it as safe as possible as we go through our recruiting process. Please know that NAFC will never ask you for any type of payment, nor require you to provide all your personal information.  If you think you have been a victim of recruitment fraud scheme, please contact your local police department. If you would like to report instances of fraud with us, please e-mail us at careers@nafc.ca. You are also welcome to report the suspicious activity with the Canadian Anti-Fraud Centre Canadian Anti-Fraud Centre. We wish you the best of luck in your job search. 

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Coordonnateur·trice des finances

À titre de coordonnateur·trice des finances à l’Association nationale des centres d’amitié (ANCA), vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe des finances, sous la direction de la directrice des finances. Vos principales responsabilités comprendront les comptes fournisseurs, les comptes clients et les rapprochements bancaires. Vous contribuerez de façon essentielle à assurer le traitement exact et rapide des opérations financières, tout en soutenant les activités quotidiennes de l’ANCA.

Ce poste exige un grand souci du détail, une solide compréhension des processus financiers et un engagement ferme à maintenir l’intégrité financière au sein du Mouvement des centres d’amitié.

Qui nous sommes:

Les Centres d’amitié constituent la plus importante infrastructure de prestation de services aux Autochtones en milieu urbain au Canada. Basée au centre-ville d’Ottawa, l’ANCA représente un réseau de plus de 100 centres d’amitié et associations provinciales et territoriales. Notre travail collectif touche des millions de points de contact par an et des milliers de personnes chaque jour d’un océan à l’autre.

Ce que nous offrons:

• Un développement professionnel continu;
• Une rémunération compétitive et basée sur le rendement;
• Un ensemble d’avantages sociaux très compétitifs, y compris un régime de soins de santé et de soins dentaires dès le premier jour;
• Possibilité de travailler à distance ou en mode hybride;

Cet emploi pourrait vous convenir si:

• Vous êtes organisé·e et minutieux·se, avec de solides compétences en gestion du temps.
• Vous possédez plus de deux ans d’expérience en comptes fournisseurs, comptes clients et rapprochements bancaires.
• Vous détenez un diplôme ou un grade en comptabilité, en finances ou dans un domaine connexe.
• Vous maîtrisez les logiciels comptables (SAGE Intacct) ainsi qu’Excel.
• Vous êtes à l’aise pour préparer des rapprochements, des déclarations de TPS et pour soutenir les processus de vérification.
• Vous connaissez bien des environnements financiers à but non lucratif ou vous y avez déjà travaillé.
• Vous vous épanouissez dans un milieu collaboratif et axé sur une mission.
• Vous êtes animé·e par la volonté de défendre et de promouvoir les droits des peuples autochtones partout au Canada.
• Vous vous sentez à votre place au service d’une association enracinée dans ses membres et dirigée par eux.

La capacité de travailler dans les deux langues officielles est un atout. La maîtrise d’une langue autochtone est également un atout. Le salaire prévu pour ce poste varie entre 60,000 et 65,000 dollars.

Faites-nous parvenir votre CV et une lettre d’accompagnement expliquant en quoi votre profil répond à nos besoins, adressés à la directrice des finances, au plus tard à 9 h (HE) le 27 octobre 2025.

Les demandes d’aménagements peuvent être faites à n’importe quel stade du processus de recrutement.

Description du poste
Coordonnateur·trice des finances
Aperçu du poste

À titre de spécialiste des comptes fournisseurs / clients et des rapprochements à l’ANCA, vous travaillerez sous la direction de la directrice des finances et en étroite collaboration avec l’équipe des finances. Vous serez organisé·e et minutieux·se, avec des compétences en gestion des comptes fournisseurs, des comptes clients et des rapprochements, afin de soutenir les opérations financières quotidiennes, y compris le traitement des factures, les paiements, les rapprochements, les déclarations de TPS et la préparation des vérifications. Ce poste est essentiel pour garantir l’exactitude et la rapidité des transactions financières tout en entretenant des relations positives avec l’ensemble de la communauté de l’ANCA.

Principales responsabilités

Comptes fournisseurs (CF)

• Traiter et coder les factures des fournisseurs, les notes de frais du personnel, les transactions par carte de crédit et les paiements bancaires automatiques.
• S’assurer que toutes les factures sont approuvées, accompagnées des pièces justificatives requises et payées dans les délais.
• Tenir à jour les dossiers des fournisseurs et répondre aux demandes de renseignements.
• Surveiller les rapports d’ancienneté et effectuer les suivis nécessaires.
• Rapprocher les relevés de fournisseurs et résoudre les écarts.

Comptes clients (CC)

• Générer et émettre les factures clients; appliquer les paiements reçus.
• Surveiller les rapports d’ancienneté et effectuer les suivis auprès des comptes en souffrance.
• Rapprocher les comptes clients et résoudre les éléments en suspens.
• Maintenir des dossiers clients précis et à jour.

Transactions par carte de crédit et paiements automatiques

• Enregistrer et rapprocher les transactions effectuées par cartes de crédit de l’organisation et par paiements bancaires automatiques.
• Vérifier que les pièces justificatives sont complètes et conformes aux politiques.
• Traiter les paiements mensuels et enquêter sur les écarts.

Déclarations de TPS et conformité

• Préparer et soumettre les déclarations mensuelles de TPS dans les délais prévus et conformément à la réglementation applicable.
• Tenir à jour la documentation nécessaire aux vérifications et examens de conformité.

Rapprochements

• Effectuer les rapprochements bancaires et résoudre les écarts.
• Rapprocher les comptes du grand livre général liés aux CF, CC, cartes de crédit et comptes de dépenses.
• Préparer et rapprocher les relevés des fournisseurs et des clients.

Soutien aux vérifications

• Fournir aux vérificateurs les documents justificatifs et les états financiers demandés.
• Aider à la préparation des dossiers financiers de fin d’exercice et des rapprochements.
• Veiller à ce que tous les dossiers soient classés dans le répertoire approprié et prêts pour la vérification.

Remarque : la présente description de poste ne prétend pas couvrir ou contenir une liste exhaustive d’activités, de fonctions ou de tâches du poste, car les responsabilités pourraient changer ou de nouvelles tâches pourraient être attribuées à la ou au titulaire du poste, selon les besoins, afin de contribuer au succès global de l’ANCA.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales ou universitaires en comptabilité, en finance ou dans un domaine connexe.
• Au moins deux années d’expérience en comptes fournisseurs, comptes clients et rapprochements.
• Maîtrise des logiciels comptables (SAGE Intacct).
• Excellente maîtrise d’Excel et grand souci du détail pour garantir l’exactitude.
• Capacité à respecter les échéances.
• Expérience pertinente en finance, comptabilité ou domaine connexe, de préférence au sein d’un organisme sans but lucratif.
• La capacité de travailler en français et dans une langue autochtone constitue un atout.

Veuillez nous faire parvenir votre CV et une lettre d’accompagnement au plus tard à 9 h (HE) le 27 octobre 2025, en précisant en quoi vos qualifications répondent à nos besoins.

Merci de l’intérêt que vous portez à ce poste au sein de l’ANCA !

L’ANCA s’engage à fournir un processus de recrutement inclusif et accessible. Veuillez nous faire savoir si vous avez besoin de mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus de candidature.

• Nous encourageons tous les candidats qualifiés à postuler. Si vous vous identifiez comme autochtone (Premières Nations, Métis ou Inuits), nous vous invitons à le mentionner dans votre candidature. Cette précision est facultative et servira à consolider notre engagement vis-à-vis de la diversité, de l’équité et de l’inclusion au sein de l’ANCA.
• Les offres d’emploi frauduleuses ont bouleversé notre mode de recrutement, tout comme elles affectent les candidats et les organisations. Notre objectif est de rendre le processus de recrutement le plus fiable possible. Sachez que l’ANCA ne vous demandera jamais la moindre forme de paiement et ne vous demandera jamais de fournir tous vos renseignements personnels. Si vous pensez avoir été victime d’une fraude de recrutement, veuillez contacter votre poste de police local. Si vous souhaitez nous signaler un cas de fraude, écrivez-nous à l’adresse suivante : careers@nafc.ca  Vous pouvez également signaler toute activité suspecte au Centre antifraude du Canada Centre antifraude du Canada (Canadian Anti-Fraud Centre). Nous vous souhaitons bonne chance dans votre recherche d’emploi.